In questa sezione abbiamo la possibilità di visualizzare tutte le condizioni travasate sulla extranet.

Quando si accede alla extranet, il sistema ci fa visualizzare in automatico il mese corrente. Se vuoi visualizzare i dati di un altro mese, clicca sul nome del mese che intendi visualizzare.

Sotto i tab dei mesi, ci sono quelli delle camere. Clicca sul nome della camera di cui vuoi visualizzare i dati.

Nel riquadro Disponibilità subito sotto, viene indicata la disponibilità a livello di camera, ossia quella che abbiamo inserito da “primo strato” nella sezione Gestione Allotment, prima del travaso su extranet.

I colori che indicano la disponibilità sono sempre:
- ROSSO: stop sale
- GIALLO: su richiesta
- VERDE: disponibile alla vendita sul sito (Free Sale oppure Allotment definito)

Sotto al calendario che mostra la disponibilità impostata giorno per giorno per la camera, trovi la lista dei piani tariffari associati alla camera.

Cliccando su ciascun piano tariffario, si aprirà un calendario in cui verrà mostrato:

• Data e giorno della settimana
• Possibilità di effettuare check-in e check-out in quel determinato giorno: spunte verdi se è permesso, x rossa se non è permesso.
• Tariffa PER PERSONA per ciascun giorno.
• Trattamento BASE impostato (se ad esempio l’hotel prevede i trattamenti BB, HB e FB, qui verrà mostrato BB).
• Soggiorno Minimo e Massimo impostato.
• Pulsante Modifica: permette di effettuare modifiche anche su un SOLO giorno (in alternativa, è possibile effettuare modifiche dalla sezione Aggiornamenti Massivi, che vedremo più avanti)

Cliccando su Modifica, si apre la seguente finestra:

Dopo aver effettuato le modifiche sul quel determinato giorno, clicca su Invia per salvare.

IMPORTANTE - Tutte le condizioni che vengono modificate da extranet non intaccano quelle che sono state inserite su “primo strato”, ma le sovrascrivono. Le tariffe che verranno visualizzate online saranno quelle presenti sulla extranet.

Nella sezione in esame, puoi procedere con l’aggiornamento massivo (per determinati periodi) di:
- prezzi
- disponibilità (allotment)
- minimo notti
- massimo notti
- check-in / check-out
- supplemento camera

Prezzi

Inserisci le date che si intende modificare.

Se vuoi modificare il prezzo di una sola notte, inserisci la data sia come data di arrivo che come data di partenza. In caso di più notti, la data di partenza inserita è considerata sempre come inclusa e dunque soggetta alla modifica.

Clicca su +Aggiungi, per inserire più date soggette alla stessa modifica.

Selezionare i piani tariffari interessati dalla modifica.

Dal menu a tendina Tipologia Prezzi è possibile modificare:

• Prezzi Base (aggiorna soltanto i prezzi base)
• Prezzi dei letti aggiuntivi (aggiorna soltanto i prezzi dei letti aggiuntivi)
• DA NON UTILIZZARE MAI! Prezzi base + prezzi dei letti aggiuntivi contemporaneamente (Aggiorna sia i prezzi base che i letti aggiuntivi)
• Modalità di pagamento (aggiorna solo le modalità di pagamento)

Per aggiornare il prezzo base della camera, seleziona Aggiorna soltanto i prezzi base.

Inserisci il prezzo per persona per notte per ciascun piano tariffario ed eventualmente per ciascun trattamento, seleziona la relativa cancellation policy (solo se diversa da quella già impostata, che il sistema ti propone in automatico) e clicca su Invia per confermare.

Per aggiornare i prezzi dei letti aggiunti, seleziona Aggiorna soltanto i prezzi dei letti aggiuntivi e spunta solo i piani tariffari che prevedono letti aggiuntivi e per i quali devono essere modificate le tariffe.
Imposta il tipo di costo aggiuntivo scegliendo tra Percentuale o Fisso (differenza spiegata nella Sezione Letti Aggiuntivi relativa al “primo strato”).

N.B. - Se il piano tariffario prevede più di un letto aggiunto, nel riquadro celeste trovi l’indicazione Letto Aggiuntivo 1, Letto Aggiuntivo 2 e così via.

Dopo aver inserito il prezzo, clicca su Invia per confermare.

Per modificare esclusivamente la modalità di pagamento, seleziona Aggiorna solo la modalità di pagamento. È possibile scegliere tra:

• Tariffa Regolare (cancellation policy standard da contratto)
• Tariffa non rimborsabile – NO FLEX (100% Non rimborsabile, 100% prepagata alla conferma della prenotazione)
• Tariffa con pagamento intero e politiche di cancellazione regolari (cancellation policy standard da contratto)

Dopo aver selezionato la nuova modalità di pagamento, clicca su Invia per confermare.

Disponibilità (Allotment)

Nella sezione Gestione Allotment nel “primo strato” si inserisce una disponibilità generica Per Camera, prima del travaso su extranet. Anche nel caso in cui si debba inserire una disponibilità diversa a seconda della tipologia di camera, è più semplice inserire la stessa disponibilità per tutte le camere prima del travaso e poi lavorare ad hoc direttamente sulla extranet.

In questa sezione è inoltre possibile modificare la disponibilità Per Piano Tariffario, oltre che per tipologia di Camera.

INFORMAZIONI IMPORTANTI

La disponibilità per camera si propaga automaticamente sui piani tariffari, ma quella dei piani tariffari può essere poi modificata ad hoc e vince su quella che appare Per Camera.

Per questo motivo, se la disponibilità della camera e quella dei piani tariffari non sono uguali, inserisci PRIMA quella Per Camera e POI modifica quella dei piani tariffari.

La disponibilità per camera deve essere SEMPRE ALMENO UGUALE OPPURE SUPERIORE a quella dei piani tariffari.

Combinazioni possibili:

• se la disponibilità Per camera è in Stop Sale, quella per piano tariffario potrà essere solo in Stop Sale;
• se la disponibilità Per camera è SU RICHIESTA, quella per piano tariffario potrà essere SU RICHIESTA oppure in Stop Sale;
• se la disponibilità Per camera è CON ALLOTMENT definito, quella per piano tariffario potrà essere SU RICHIESTA, in Stop Sale oppure CON ALLOTMENT definito (per un numero massimo di camere uguale o inferiore a quello Per Camera);
• se la disponibilità Per camera è in FREE SALE, quella per piano tariffario potrà essere SU RICHIESTA, in Stop Sale, CON ALLOTMENT definito (qualunque numero di camere) oppure in FREE SALE.

Per modificare la disponibilità scegli Allotment dal menu a tendina di Aggiornamenti Massivi e seleziona Camera se devi modificare la disponibilità per camera o Tariffa se devi modificare la disponibilità per piano tariffario.

Clicca su Camera o su Tariffa e inserisci le date interessate.

Se vuoi modificare la disponibilità di una sola notte, la devi inserire sia come data di arrivo che come data di partenza. In caso di più notti, la data di partenza che inserisci è considerata sempre come inclusa e dunque soggetta alla modifica.

Cliccando su +Aggiungi si possono inserire più date soggette alla medesima modifica.

Scegli le Camere o i Piani Tariffari per i quali vuoi modificare la disponibilità (ovviamente più di una/uno solo se la disponibilità che dobbiamo inserire è la stessa, altrimenti la dobbiamo inserire/modificare separatamente), seleziona il tipo di disponibilità da inserire e clicca Invia per confermare.

Nel caso si scelga Allotment o Disponibile (Free Sale), verranno richiesti anche i seguenti dati:

• disponibilità (solo nel caso di Allotment): inserisci il numero di unità in vendita diretta
• release (sia nel caso di Allotment che Disponibile/Free Sale): inserisci i giorni di release

Esempio:
Camera con piani tariffari per 2 pax (doppia), 3 pax (tripla), 4 pax (quadrupla), 1 pax (DUS).
Disponibilità in FREE SALE solo per occupazione doppia e tripla; quadruple e DUS su richiesta.
In questo caso, procedi inserendo la disponibilità per CAMERA in FREE SALE e poi per TARIFFA (solo per i piani tariffari 4 pax e 1 pax) inserendo la disponibilità SU RICHIESTA.

Disponibilità condivisa

Quando per Camera viene inserito un numero determinato di camere (Allotment) disponibili alla vendita diretta, la quantità di camera indicata verrà automaticamente CONDIVISA tra tutti i piani tariffari della camera (a meno che ovviamente, per determinati piani tariffari non venga impostata una disponibilità diversa, ad esempio SU RICHIESTA).

Nel caso di disponibilità condivisa per 1 camera in allotment ad esempio, vedremo questa situazione (vedi schermata sotto):

Allotment 1 sia Per Camera che per ciascun piano tariffario. Questo però non significa che il numero di unità disponibili per piano tariffario si sommano tra loro (ossia 1 unità per il piano Standard Rate + 1 unità per il piano Standard Rate 1 P.) , ma bensì che l’unità disponibile alla vendita diretta è solo una e che verrà condivisa tra i due piani tariffari.

Se ad esempio per una determinata data viene venduta una camera utilizzando il piano tariffario Standard Rate, per quelle date verrà scalata la disponibilità di 1 unità sia Per Camera che su entrambi i piani tariffari.
In questo caso, siccome l’unità disponibile è solo una, se questa viene venduta, la disponibilità diventa SU RICHIESTA (e le caselle passano da verdi a gialle). Se invece abbiamo ad esempio 3 camere su richiesta, resta sempre Allotment (quindi sempre verde) ma con 2 unità anziché 3.

STOP SALE: anche nel caso di inserimento di uno stop sale comunicato dall’hotel, è sempre necessario capire se si deve chiudere alla vendita la camera in generale (e quindi tutti i piani tariffari ad essa collegati) o solo determinati piani tariffari (quindi in base all’occupazione della camera o alla tipologia di tariffa).

Release

Il Release è il numero di giorni precedenti all’arrivo entro i quali la camera risulta disponibile online. Scaduto il release, la camera risulterà su richiesta.

Dalla sezione Allotment si ha la possibilità di modificare anche solo il release, senza necessariamente intaccare la disponibilità presente in quel momento.

Per modificare il release scegli Allotment dal menu a tendina di Aggiornamenti Massivi, seleziona Camera se devi modificare il release per camera o Tariffa se devi modificare il release per piano tariffario.

Inserisci le date interessate, seleziona le camere o i piani tariffari interessati alla modifica (ovviamente più di una/uno solo se il release che dobbiamo inserire è lo stesso, altrimenti lo dobbiamo inserire/modificare separatamente), scegli la tipologia di vendita Allotment, metti il flag su Solo Release e inserisci i giorni di release. Clicca su Invia per confermare.

Minimum Stay

Se non si inserisce nessun minimum stay, il sistema permette in automatico anche soggiorni di 1 notte.
Se invece devi inserire dei Minimum Stay diversi da 1, scegli Minimo Notti dal menu a tendina di Aggiornamenti Massivi.

Inserisci le date interessate, seleziona i giorni della settimana in cui è valido il minimum stay che volete inserire e i piani tariffari coinvolti nella modifica, inserisci il Minimum Stay e indica se il Minimum Stay deve essere considerato come multiplo oppure no.

Minimum stay Multiplo significa che, se per esempio indichiamo un minimum stay di 7 notti, il sistema consentirà prenotazioni solo per soggiorni di 7 notti e di multipli di 7 (quindi 14, 21, 2 ecc.)
Lasciando impostato sul NO, non ci sarà alcun minimum stay multiplo. Sarà obbligatorio un soggiorno di almeno 7 notti, ma saranno consentiti anche soggiorni si  8, 9, 10 notti, ecc. (quindi non per forza multipli di 7).

Clicca su Invia (o Submit) per confermare.

Maximum Stay

Vedi paragrafo Minimum Stay.

Check-in / Check-out

Questa funziona serve per inserire dei giorni di check-in e check-out obbligatori. (Esempio: arrivi e partenze previsti solo di sabato).

Scegli Check-in/Out dal menu a tendina di Aggiornamenti Massivi.

Inserisci le date interessate, seleziona i giorni della settimana in cui è possibile effettuare il check-in (giorni validi di ingresso) e i giorni in cui è possibile effettuare il check-out (giorni validi di uscita)e i piani tariffari coinvolti nella modifica.

Clicca su Invia (o Submit) per confermare.

Supplemento Camera

Per effettuare delle modifiche tariffarie su uno o più supplementi camera, scegli Supplemento Camera dal menu a tendina di Aggiornamenti Massivi.

Inserisci le date interessate, seleziona i piani tariffari coinvolti nella modifica e inserisci il nuovo prezzo del supplemento camera. Clicca su Invia per confermare.

Questa sezione riporta alla pagina Offerte.

Il sistema applica le offerte alle tariffe che risultano impostate su extranet.

In questa sezione è possibile visualizzare un riepilogo di tutte le prenotazioni confermate per l’hotel su cui stiamo lavorando.
Cliccando sul nome del cliente, si possono visualizzare i dati del cliente.
Cliccando sopra Dettaglio Prodotto si può visualizzare un riassunto dei dati fondamentali della prenotazione.
Eventuali prenotazioni cancellate verranno visualizzate in rosso.

Attraverso il filtro Ricerca, è possibile selezionare il lasso di tempo per il quale dobbiamo effettuare la ricerca. Se, per esempio, volete visualizzare solo le prenotazioni del 2020, impostate dal 01/01/2020 al 31/12/2020 e il sistema mostrerà solo le prenotazioni del periodo indicato.

In questa sezione, gli hotel per i quali è previsto il pagamento in loco (forniti di una user e di una password specifica per hotel), possono anche scaricare i dati della carta di credito del cliente, fornita a garanzia della prenotazione al momento della conferma.

In alto a destra, trovi la scritta in verde Esporta File Excel, che ci permette di ottenere una rooming list (da mandare ad esempio all’hotel) delle prenotazioni che hai filtrato. Una volta scaricato il file excel, lo puoi ovviamente modificare a tua scelta, eliminando eventualmente le colonne che non ti servono.