Tour di Gruppo - linee guida editoriali

Titolo Pacchetto:
- Max caratteri - tra i 30 e i 70 caratteri.
- Deve includere la principale località del viaggio
- Deve includere gli elementi fondamentali che caratterizzano e valorizzano il viaggio, oppure il tema del viaggio se è un viaggio tematico

Temi:
- scegliere massimo 2 temi che caratterizzano il viaggio

Tag:
- scegliere massimo 3 tag dalla sezione Anagrafica>Segmentazioni

Descrizione Generale:
- Usa il “tu” ed il tempo futuro
- Stai sotto i 600 caratteri
- Deve dare una overview veloce di cosa prevede il viaggio e un ”approfondimento” che spiega a chi legge cosa accade nel viaggio, rispettando anche la cronologia degli eventi e delle tappe salienti che si succedono, includendo i punti di forza del viaggio stesso.

Utilizzare gli altri Tab Descrittivi per inserire le altre informazioni necessarie alla creazione del tour: 

- Informazioni Importanti:
Inserire la dicitura "La conferma del gruppo verrà comunicata entro 30 giorni dalla data di partenza del tour al raggiungimento del numero minimo X partecipanti (indicare numero minimo partecipanti preventivamente concordato con il Product Director). Qualora il numero dei partecipanti non venisse raggiunto, l'organizzatore si impegna a proporre un'offerta alternativa o al rimborso di quanto pagato."

- Include
Elenco dei servizi inclusi nella quotazione finale specificando per l' Hotel [categoria] in zona [località] - le camere avranno [servizio 1] , [servizio 2] , [servizio 3] ed è incluso nel prezzo il servizio di [meal plan]

- Non Include
Indicare tutto quanto non espressamente indicato alla voce "include"

-Termini di cancellazione
Inserire le Condizioni di annullamento standard del tour:

La rinuncia al tour da parte del viaggiatore comporta il pagamento delle seguenti penalità:

30% di penalità per cancellazione da 29 fino a 16 giorni prima della data di arrivo
50% di penalità per cancellazione da 15 fino a 8 giorni prima della data di arrivo
100% di penalità per cancellazione da 7 fino al giorno della data di arrivo, no show, part. anticipate

-Titolo Giornata:
- Max caratteri- tra i 30 e i 70 caratteri
- Deve includere la località principale visitata e se serve a dare valore anche eventuale esperienza inclusa. Es: “Passeggiando tra le vie storiche di Cagliari”, la passeggiata può rappresentare un walking tour

-Descrizione Giornata:
- Stai sotto i 600 caratteri

- Racconta cosa accade rispettando sempre un ordine cronologico di eventi.

- Evitare di inserire un semplice elenco delle attività, per esempio: “Tour a piedi di Olbia, visita alla cantina, passeggiata lungomare, pranzo libero.”

- Associa i POI: gestisci i POI in modo differente per non creare confusione su cosa includere in giornata e cosa linkare al testo, in relazione alla priorità data al punto di interesse.

POI a piè di pagina: includere nella giornata (a piè di pagina) i POI “meno rilevanti” o con meno impatto storico/artistico/culturale, inseriti per completare il percorso del cliente in una giornata X.
POI linkati nel testo: inserire e linkare il POI nella descrizione giornata che può veramente dare valore alla giornata, per esempio: una cattedrale, una chiesa, una strada specifica, ecc.

- Evita di fare copia e incolla delle giornate che toccano le stesse destinazioni, anche se i pacchetti hanno una durata diversa.

- Quando una parte di giornata (pomeriggio/mattina) risulta essere libera da esperienze specifiche, evitare di utilizzare i termini “in autonomia” o “in libertà”.

- Quando parte di una giornata  (pranzo/cena) risulta essere a scelta del cliente, evitare di utilizzare i termini “in autonomia” o “in libertà”. Per esempio: evitare “pranzo in libertà/autonomia” e invece preferire forme come “chiedi consiglio alla tua guida/tour leader per pranzo…. o ….. Fatti consigliare dalla guida per assaporare i piatti tipici…..”

Tour di Gruppo - processo operativo

I Tour di Gruppo sono proposte di viaggio all inclusive, prenotabili su date di partenza fisse, che includono sistemazioni ed esperienze.

Attivabili con un numero minimo di partecipanti, sono esperienze pensate per essere condivise, idee di viaggio dedicate a piccoli gruppi, desiderosi di esplorare territori e conoscere persone nuove. 

Il Group Manager, dopo essersi confrontato con il Product Manager in merito ai contenuti e con i Local in merito al pricing potrà procedere con la creazione operativo del pacchetto che si articola in due fasi: 

• creazione del “Ghost Hotel” all'interno del quale andranno inseriti tutti i costi (vedi paragrafo dedicato). 
• creazione del pacchetto smart

 

Creazione

L'anagrafica di un Tour di Gruppo dovrà essere costruita come un viaggio smart. 

Tre le accortezze da seguire:

 

1. Descrizione:

Inserire all’interno del Tab "Descrizione" la descrizione generale del Tour di Gruppo.

Utilizzare gli altri Tab Descrittivi per inserire le altre informazioni necessarie alla creazione del tour: 

- Informazioni Importanti:
Inserire la dicitura "La conferma del gruppo verrà comunicata entro 30 giorni dalla data di partenza del tour al raggiungimento del numero minimo X partecipanti (indicare numero minimo partecipanti preventivamente concordato con il Product Director). Qualora il numero dei partecipanti non venisse raggiunto, l'organizzatore si impegna a proporre un'offerta alternativa o al rimborso di quanto pagato."

- Include
Elenco dei servizi inclusi nella quotazione finale specificando per l' Hotel [categoria] in zona [località] - le camere avranno [servizio 1] , [servizio 2] , [servizio 3] ed è incluso nel prezzo il servizio di [meal plan]

- Non Include
Indicare tutto quanto non espressamente indicato alla voce "include"

- Termini di cancellazione
Inserire le Condizioni di annullamento standard del tour:

La rinuncia al tour da parte del viaggiatore comporta il pagamento delle seguenti penalità:

30% di penalità per cancellazione da 29 fino a 16 giorni prima della data di arrivo
50% di penalità per cancellazione da 15 fino a 8 giorni prima della data di arrivo
100% di penalità per cancellazione da 7 fino al giorno della data di arrivo, no show, part. anticipate

 

2. Date

È necessario inserire le date di partenza previste nel campo dedicato, inserito nel tab Periodo di validità.

 

 

2. Sistemazioni/Esperienze

Nelle giornate, è necessario bloccare la struttura inclusa utilizzando la funzione "Struttura Non modificabile".

 

3. Descrizione Giornate

• Crea una breve descrizione, che riassuma il contenuto della giornata, inserendo all’interno del testo dei link alle esperienze che potranno essere inserite come POI. 

 

Ricordiamo le linee guida per la creazione delle giornate: 

• Opta per un blocco di testo compatto, con pochi paragrafi.
• Evita descrizioni troppo lunghe: stai sotto i 600 caratteri.
• Mantieni omogeneità di stile e lunghezza tra i testi delle diverse giornate.
• Gestisci l’ultima giornata come le altre, magari facendo giusto accenno al check-out o alle possibilità di deposito bagagli: è probabile che il viaggiatore possa svolgere delle attività prima della ripartenza.

Importante: 

-          Associare una foto per ogni giornata. Clicca qui per consultare la sezione specifica del manuale. 

Pubblicazione

Come avviene per gli altri prodotti, è necessario richiedere la pubblicazione a support@hubcoretravel.com, specificando che si tratta di un Tour di Gruppo.

Conferma 

A 30 giorni dalla data di partenza, se si è raggiunto il numero minimo di partecipanti previsto, la prenotazione è da ritenersi confermata.

In caso contrario, sarà compito dell’organizzatore Group Manager in coordinamento con l'Ufficio Booking di Welcome:

 

• proporre lo stesso tour su una nuova data
• proporre un tour diverso per la stessa data
• concordare il rimborso con il cliente

L'organizzatore Group Manager ha comunque la possibilità di confermare la prenotazione anche in caso di mancato raggiungimento del numero minimo. Può inoltre mantenere aperte le vendite oltre la data di conferma.

In ogni caso, l'organizzatore Group Manager è tenuto a comunicare a booking@welcometoitaly.com la conferma della prenotazione.

Creazione GHOST HOTEL

INSERIMENTO GHOST HOTEL

 

1° STEP: Catalogo > Hotel > aggiungi;

 

 

2° STEP: Display > seleziona, mettendo la spunta, i display da collegare e sui quali dovrà essere visibile il Ghost Hotel;

 

3° STEP: Anagrafica – dati generici

> Inserisci Titolo (es. Hotel Local Expert Ragusa) – 

>Metti la spunta su “sempre aperto”, 

> Inserisci il prezzo minimo (nel caso degli hotel va inserito in prezzo a notte per camera doppia) 

> Inserisci la distanza dal mare 

> Specifica la  categoria (selezionandola dal menu a tendina a disposizione)

Nella sezione “contatti booking” sarà necessario inserire l’indirizzo mail dell’agenzia e il recapito telefonico. 

 

 

Nella sezione “posizione” sarà necessario determinare la geolocalizzazione dell’hotel e pertanto inserire:

• Città, cap e cliccare su > Geocode per attivare la localizzazione corretta.

Clicca su > invio per salvare le modifiche apportate alla sezione anagrafica.

 

 

4° STEP: Anagrafica > Descrizione: inserisci una breve descrizione all’interno del riquadro posizione:

Hotel [categoria] in zona [località] - le camere avranno [servizio 1] , [servizio 2] , [servizio 3] ed è incluso nel prezzo il servizio di [meal plan] e le indicazioni in merito alle direzioni da prendere per raggiungere la struttura.

5° STEP: Anagrafica > Segmentazioni > aggiorna sezione Temi di viaggio.

6° STEP: Creazione del Contratto 

> Inserimento Dati Generici: Label (nome) contratto (es. Hotel Local Expert Ragusa – 2021/2022), seleziona “attivo per la struttura”, data inizio (inserisci data di inserimento struttura) e data fine (es. 31-12-2022), seleziona “principale”.

 

NB: consigliamo di mettere la spunta anche su “listino su richiesta” fino al completamento dell’inserimento dell’hotel. Una volta ultimato l’inserimento/aggiornamento togliere il flag.

 > Nella sezione Contratto/Trattamenti è necessario selezionare il tipo di trattamento offerto dall’hotel che stiamo inserendo (es. B&B – la descrizione del trattamento viene presa in automatico in base al trattamento selezionato) 

 

> Nella sezione Contratto/ Pagamenti definire: 

- Regime di Fatturazione (es.: 74 TER), 

- Percentuale acconto (si definisce la percentuale richiesta per l’acquisto della sistemazione):30 % e pagamento anticipato (Consigliata per i tour di gruppo)

- Commissioni/Tipo commissione: Fit (ricordiamoci di garantire la marginalità richiesta)

- Metodo di calcolo: Sconto 

- Base di calcolo: Lordo

- Tipo di Pagamento hotel: prepagamento o postpagamento

- Giorni di pre/post pagamento: indicare i giorni di pre o post pagamento all’hotel (es.10) 

 

> Nella sezione Contratto/ Termini di cancellazione inserire i termini di annullamento standard e condivisi per i gruppi chiusi:

30% di penalità per cancellazione da 29 fino a 16 giorni prima della data di arrivo
50% di penalità per cancellazione da 15 fino a 8 giorni prima della data di arrivo
100% di penalità per cancellazione da 7 fino al giorno della data di arrivo, no show, part. anticipate

> clicca su INVIO per salvare le informazioni inserite.

7° STEP: Contratto > Aperture: se sull’anagrafica abbiamo indicato “sempre aperto” non è necessario indicare le date di apertura e chiusura effettive dell’hotel.

8° STEP: Contratto > Stagionalità > operazioni > aggiungi > inserimento stagionalità di riferimento.

IMPORTANTE: durante la creazione delle stagionalità (se è più di una) accertarsi di non lasciare dei “buchi” di date tra una stagionalità e l’altra – devono essere contigue. La prima stagionalità inizierà con la data di inizio contratto e l’ultima terminerà con la data di fine contratto.

9° STEP: Creazione delle camere

Contratto > Camere > operazioni > aggiungi  

-  dai un nome alla camera che stai creando (es. camera doppia classic), 

-  definisci l’occupazione della camera (numero di persone che potranno essere sistemate al suo interno):

  L’occupazione indicata in foto è indicativa per la camera doppia.

Se la camera doppia potrà ospitare anche la culla, l’occupazione sarà 2-3-0-2-0

Altri esempi di occupazione: 

- Camera singola: 1-1-0-1-0

- Camera tripla: 2-3-1-3-1

 

Clicca su  INVIA per salvare. 

 

10° STEP: Creazione Piani tariffari all’interno della camera appena creata.

Clicca su Piani Tariffari (tag in blu) > clicca su “aggiungi piano tariffario”:

 Aggiorna “Descrizione tariffa”: 

- flag su pubblicato, 

- controlla i display collegati 

- Crea il titolo della tariffa che stai inserendo(es. Tariffa Standard, tariffa non rimborsabile etc..)
- Compilazione condizioni tariffarie: seleziona il trattamento di riferimento (es. B&B), la tipologia di pagamento (regular, no flex etc.)  

- Definisci il tag:

 IMPORTANTE - Questo tag definirà la visualizzazione dell’hotel inserito: 

 

- SMARTPACK - Rate che compaiono solo nelle ricerche "Viaggio Smart" (impostazione consigliata per i tour di gruppo)

- ONLY-ROOM - Rate che compaiono solo nelle ricerche "Crea il tuo viaggio"

- SMART+ROOM - Rate che compaiono in entrambe le ricerche

 

 > compilazione “occupazione camera”  (es. occupazione doppia: 2-2-0-2-0) vedi creazione occupazione camere. 

 

> INVIA per la salvare.

11° STEP: Inserimento Prezzi

Contratto > Prezzi > 

Da “Inserimenti Mirati”, in fondo alla pagina, scegli se inserire il prezzo “Per Stanza” o “Per stagione”.

 

Scegliendo “per stanza” dovrai selezionare il piano tariffario creato (es. standard, non rimborsabile) e procedere con l’inserimento delle tariffe (es. inserimento prezzo lordo in “Prezzo BB”, prezzo netto in “prezzo FIT BB” ).

Scegliendo “per stagione” dovrai selezionare la stagionalità creata e procedere con l’inserimento delle tariffe  (es. inserimento prezzo lordo in “Prezzo BB”, prezzo netto in “prezzo FIT BB” ).

 

IMPORTANTE: se sono stati creati piani tariffari per occupazione superiore alla doppia, inserire ospiti e letti aggiuntivi.

 

- Creazione Ospiti: 

da Contratto> Ospiti> Operazioni> Aggiungi crea la/le categorie di ospiti che sono necessarie (infant, child o adult) specificando la fascia d’età. 

 

- Creazione Letti Aggiuntivi: 

da Contratto> Letti Aggiuntivi> 

Da inserimenti mirati scegli la modalità di inserimento della riduzione/supplemento letto aggiuntivo. Es: 

- Per ospiti: seleziona la categoria ospite e inserisci supplemento fisso o riduzione in percentuale. 

Clicca su INVIA e salva. 

 

Effettuata questa operazione prosegui dal menu a tendina Contratto su >Gestione Allotment: 

 

Seleziona “Camera” e imposta la disponibilità generica. 

 

12° STEP: Travaso dei dati inseriti su Extranet: 

Contratto > Camere > piano tariffario > Extranet: Pubblica su Extranet 

 

Clicca sul tasto rosso “Extranet” per travasare i dati. A travaso avvenuto il tasto diventerà verde.

 

13° STEP: Aggiornamento dell’Extranet 

 

Clicca sul tasto in alto >Extranet

Da  Aggiornamenti Massivi > Allotment > Camera: 

- Seleziona periodo (date da – a) per cui rendere disponibile la camera, 

- Selezione le stanze 

- Seleziona la tipologia di vendita: allotment (definire il numero di camere disponibili per la vendita), disponibile (disponibilità illimitata) e  release (in giorni) 

 

> invia per salvare.

Importante: sconsigliamo la vendita su richiesta. 

 

Qualora si volesse definire la disponibilità per tariffa (es. tariffa standard in vendita e blocco della tariffa non rimborsabile) seguire il 14° step. 

*14° STEP: Aggiornamenti massivi > Allotment > Tariffa: 

- Selezionare periodo per cui rendere disponibile il piano tariffario, 

- Stanze: piano tariffario di riferimento, 

- Tipologia di vendita: allotment, disponibilità, release (in giorni) 

> invia per salvare. 

 

*Nel caso si volesse aggiungere un’altra tipologia di camera da rendere disponibile in un periodo compreso nella stagionalità già precedentemente creata, basterà creare la nuova camera, il nuovo piano tariffario, effettuare il travaso ed impostare la disponibilità sull’extranet (vedi STEP 15) 

15° STEP: Caricamento Foto 

 

Dalla sezione generale dell’hotel clicca sul “Foto”.

Inserisci una sola foto, nel riquadro statiche. 

 

Formato file richiesto: .jpg

Dimensioni consigliate: hotel 630x400 px, ville 1000x460 px

Risoluzione consigliata: 72 dpi

Peso massimo immagini: 400 kb (consigliato 150 kb)

Standard denominazione file: nome-hotel-01.jpg

 

Il nome del file deve contenere il nome della struttura, seguito da una numerazione progressiva. Separa le parole con un trattino e non utilizzare spazi, lettere maiuscole, caratteri speciali e accentati.

Per una modifica rapida, vi consigliamo di utilizzare img2go, impostando:

- Formato d'arrivo: JPG

- Dimensioni: indica la larghezza (630/1000)

- DPI: 72 dpi

Suggeriamo di creare un Ghost Hotel in anticipo in modo da averlo a disposizione nel caso in cui venga richiesto un pacchetto all’ultimo momento. 

 

Importante: la correzione e la pubblicazione dovrà essere richiesta al nostro support

 

Una volta pubblicato, il Ghost Hotel può essere associato a tutti i Viaggi Smart che vogliamo. Non dimentichiamo mai che la sua natura è quella di permettere la vendita di un Pacchetto nonostante non sia disponibile in piattaforma una struttura ricettiva contrattualizzata nel periodo richiesto o alle condizioni richieste dal cliente. Quindi è il nostro TAPPABUCHI d’eccellenza: mi richiedono un fuori catalogo, lo predispongo, associo il Ghost Hotel, il cliente prenota e paga.

Sul piano amministrativo, il Local che ha caricato il Ghost Hotel risulterà il Fornitore del servizio turistico e il workflow amministrativo seguirà gli ordinari processi di pagamento. Ovvio che il Local avrà a monte un accordo contrattuale con una o più strutture del territorio di pertinenza.