Come duplicare un contratto per inserire condizioni, prezzi e disponibilità del nuovo anno
- Dal menù in alto Catalogo > Hotel
- Compare elenco Hotel
- Sulla singola riga, andare sulla matita blu sulla destra (modifica) e cliccare
- Dal secondo menù selezionare Contratto > Contratto
- Nella riga del calendario, andare sul pulsante blu “Duplica” e cliccare
- Comparirà a quel punto la riga del calendario del nuovo anno sotto quella dell’anno corrente
- Cliccare sulla X nella colonna “Attivo per la struttura” e attendere che diventi una spunta verde
- Cliccare poi sulla matita blu a destra, nella riga del nuovo calendario
- Modificare il nome del calendario eliminando “Copy”, verificare che sia posta la spunta sulla casella “Attivo per la struttura” e spuntare la casella “Principale”
- Verificare poi nei vari sottomenù che siano presenti le voci importate dall’anno precedente, in particolar modo “Trattamenti”, “Pagamenti”, “Termini di cancellazione” e “Display”.
- Nell’ultimo sottomenù “Display/Paese” verificare la spunta su “Salva” quindi cliccare “Invia”
- Tornare sul menù precedente e selezionare “Aperture”
- Sulla destra, cliccare su “operazioni” e dal menù selezionare “Duplica da contratto precedente”
- Comparirà a quel punto l’apertura del nuovo anno.
NB: Ti consigliamo di modificare SEMPRE le date di apertura/chiusura inserendo inizio e fine anno (es. 01/01/2024 - 31/12/2024) e di modificarle, inserendo le date di apertura e chiusura dell’hotel, solo dopo aver travasato tutti i dati sulla extranet.
In questo modo, qualora l’hotel dovesse anticipare la data di apertura o posticipare la data di chiusura in un momento successivo all’inserimento, tutte le condizioni (prezzi, letti aggiunti, ecc.) saranno già presenti sulla extranet anche per i periodi aggiunti in un secondo momento e non sarà necessario creare nuove stagionalità e inserire nuovamente tutte le configurazioni.
Adottando questa accortezza, sarà infatti sufficiente modificare solo le date di apertura e di chiusura (che sono vincolanti a prescindere dalla disponibilità delle camere sulla extranet).
- ATTENZIONE! NOTE IMPORTANTI
a. Quando si duplica un contratto da un anno all'altro, NON si deve saltare nessun passaggio di duplicazione, altrimenti poi non sarà possibile duplicare elementi successivi. Se ad ESEMPIO creiamo le stagionalità da zero (anziché duplicarle dall'anno precedente e poi modificandole in base alle date del nuovo anno), nel momento in cui cercheremo di duplicare i piani tariffari e i prezzi, questo non sarà possibile. Se avviene comunque, si può rimediare eliminando le nuove stagionalità, duplicando quelle dell'anno precedente e continuando la procedura.
b. OGNI VOLTA CHE SI DUPLICA QUALCHE ELEMENTO, DEVE COMPARIRE L’AVVISO DI CHIUSURA OPERAZIONE PRIMA DI CAMBIARE VOCE
- Tornare nuovamente sul menù e selezionare “Stagionalità”
- Sulla destra, cliccare su “operazioni” e dal menù selezionare “Duplica da contratto precedente”
a. Qualora le date delle stagionalità del nuovo anno siano diverse da quelle dell'anno precedente, procedere con la modifica. E' possibile anche eliminare delle stagionalità o aggiungerne di nuove.
b. NB: se si aggiungono nuove stagionalità, in fase di duplicazione dei prezzi (compresi quelli dei letti aggiunti), le caselle che riguardano queste nuove stagionalità risulteranno prive di prezzo (a differenza di quelle duplicate) e dovranno essere correttamente compilate.
- Tornare nuovamente al menù e selezionare “Camere”
- Sulla destra, cliccare su “operazioni” e dal menù selezionare “Duplica da contratto precedente”. Compariranno di seguito i piani tariffari per la nuova stagione.
a. NB: Il sistema duplicherà tutti i piani tariffari presenti, con le stesse identiche impostazioni dell'anno precedente.b. NB: Se sono state effettuate delle modifiche sul nuovo contratto (quello ottenuto dalla duplicazione), ad esempio su cancellation policy, trattamento/i, tipo di commissione o percentuale commissione, occupazione camera, ecc., i nuovi piani tariffari dovranno essere aggiornati di conseguenza, uno per volta.
- Tornare al menù e selezionare “Prezzi” (saltiamo Pacchetti in quanto non sono disponibili sulla piattaforma)
- Sulla destra, cliccare su “operazioni” e dal menù selezionare “Duplica da contratto precedente”. Compariranno i prezzi della nuova stagione. Aggiornare i prezzi se diversi rispetto all'anno precedente e inserire quelli mancanti qualora siano state aggiunte delle nuove stagionalità.
- Sezione Ospiti: (vedi voce menu) Il sistema duplica in automatico le categorie degli ospiti e relative fasce di età dell'anno precedente. Modificarle qualora sia necessario, cliccando sulla matitina a destra (per ciascuna categoria).
- Aggiornare i prezzi dei letti aggiuntivi se diversi rispetto all'anno precedente e inserire quelli mancanti qualora siano state aggiunte delle nuove stagionalità.
- Dal menù sulla destra selezionare “Duplica da contratti precedenti”
- Tornare al menù e selezionare “Gestione Allotment” > Camera
- Per ogni riga presente, selezionare la tipologia di vendita (Possono rimanere anche tutte in “Stop”)
- Quindi cliccare su Stanze e selezionare “Select all”, infine cliccare su Invia
- Dal menù principale tornare su Contratto > Camere, si aprirà la vista con l’elenco delle camere inserite. Per ogni camera inserita cliccare su “Piani tariffari”, l’operazione è necessaria per inviare la camera sull’Extranet.
- Si aprirà il dettaglio della riga, con all’interno le varie camere. Cliccare su “Extranet” nella colonna a destra se questo pulsante non è già di colore verde.
- Tornare al menù e selezionare “Configuratore offerte speciali". Selezionare l'opzione desiderata da entrambi i menu a tendina e salvare cliccando su Invia.
- Tornare al menù e selezionare “Extra". Sulla destra, cliccare su “operazioni” e dal menù selezionare “Duplica da contratto precedente”. Compariranno di seguito gli extra per la nuova stagione. Aggiornare gli extra se diversi rispetto all'anno precedente e aggiungere eventuali nuovi extra.
- Selezionare Offerte --> Riepilogo offerte.
- Accedere alla extranet e impostare le condizioni del nuovo anno: disponibilità, minimum stay, giorni di check-in/check-out, ecc. Per istruzioni sull'utilizzo della extranet, vedere la la sezione EXTRANET del manuale generale.