Spunta i/il trattamenti/o della struttura in lavorazione.

Ad ogni trattamento è associata una descrizione di default, tradotta nelle lingue di sistema. Se necessario, puoi modificare il testo preesistente.

Pagamenti

Percentuale Acconto(%)

Indica in questa sede la percentuale di acconto che verrà richiesto al cliente al momento della prenotazione.
Il sistema mette di default 30, ma se necessario puoi modificare la percentuale.

Pagamento

Seleziona Pagamento anticipato se il cliente paga l’agenzia, Struttura in caso di pagamento in loco.

Nel caso di pagamento in struttura, il cliente fornirà i dati della carta di credito a garanzia della prenotazione; l’hotel li potrà scaricare accedendo alla extranet con le credenziali specifiche, fornite alle strutture partner.

Commissioni

Scegli la tipologia di commissione, selezionando tra Unico, Stagionale e Fit:

• Unico: prevede una commissione o uno sconto commerciale sempre uguale per tutta la stagione.
• Stagionale: prevede commissioni o sconti commerciali diversi, in base alle stagionalità che creeremo in uno step successivo. In questo caso, si procede con la creazione delle stagionalità, per poi tornare in questa sezione per inserire le commissioni stagionali negli appositi campi.
• Fit: seleziona l’opzione nel caso in cui l’hotel ci fornisca le tariffe nette, anziché tariffe lorde sulle quali applicare una commissione o uno sconto commerciale.

Metodo di calcolo

Dal menu a tendina, seleziona Sconto o Commissione:

• Sconto: se selezionato, lo sconto commerciale si calcola sull’importo lordo della prenotazione e l’hotel fattura direttamente l’importo al netto dello sconto commerciale.
• Commissione: se selezionato, l’hotel fattura l’importo lordo della prenotazione e successivamente noi fatturiamo all’hotel la commissione dovuta.

Base di calcolo

Dal menu a tendina, seleziona Lordo o Netto:

Nota bene:

• Se il metodo di calcolo è Sconto solitamente la base di calcolo è Lordo
• Se metodo di calcolo è Fit allora base di calcolo è Lordo
• Se metodo di calcolo è Commissione allora base calcolo è Netto

Le combinazioni più utilizzate sono pertanto le seguenti:

• Unico/Stagionale + Sconto + Lordo
• Unico/Stagionale + Commissione + Netto
• Fit + Sconto + Lordo

Percentuale commissione

In caso di sconto o commissione, indica la percentuale dello sconto commerciale o della commissione previsti da contratto (es. 20).
È obbligatorio indicare la Percentuale commissione e la Percentuale commissione NOFLEX (i campi in verde) ed è possibile differenziare la percentuale, se previsto, per i clienti stranieri.

In caso di tariffe Fit invece non viene richiesta alcuna percentuale, in quanto inseriremo nella sezione Prezzi la tariffa di vendita (Prezzo) e la tariffa netta (Fit).

Tipo di pagamento all’hotel

Si tratta di un’informazione utile all’amministrazione e indica i termini entro i quali la prenotazione deve essere pagata all’hotel.
Selezionare PREPAGAMENTO o POSTPAGAMENTO. Selezionare NO in caso di pagamento in struttura.

Giorni di Pre/Post pagamento

Indica il numero di giorni in riferimento alla data di arrivo: nella visualizzazione seguente, ad esempio, è previsto il pagamento 7 giorni prima dell’arrivo. Scrivi 0, in caso di pagamento in struttura.

Puoi utilizzare il campo note per annotare informazioni essenziali.

Il sistema inserisce in automatico delle cancellation policy nel campo note, tradotte in tutte le lingue.

Cancellare il testo preesistente e inserisci la politica di cancellazione corretta, prevista dal contratto (N.B. - L’elenco puntato non è obbligatorio, non esistono vincoli nella forma del testo).

N.B. - I termini di cancellazione si propagano in automatico nei piani tariffari che verranno creati successivamente. Se i termini di cancellazione vengono modificati a piani tariffari già creati (può succedere, ad esempio, a stagione iniziata), questi mantengono le informazioni precedentemente inserite.
In questo caso, è dunque necessario entrare in ciascun piano tariffario e aggiornare i termini di cancellazione spuntando NO FLEX, poi nuovamente REGULAR e salvare per memorizzare la modifica.

Display/Lingua

Clicca su OFF per selezionare le lingue in cui la struttura è pubblicata. L'interruttore sarà impostato su ON.

Puoi utilizzare la funzione Tutti per selezionare la lingua su tutti i display di riferimento.

Display/Paese

Nel tab Display/Paese, assicurati che, per ogni display al quale è collegata la struttura, sia presente la spunta sull’opzione Salva.

In questa sede è inoltre possibile specificare o escludere stati specifici, rendendo quindi visibile il contratto in base alla geolocalizzazione.

Es. Contratto valido e visibile solo per gli stati selezionati:

Es. Contratto non valido e non visibile per gli stati selezionati:

A modifiche ultimate, clicca su Invia per procedere alla creazione del contratto.

Verrà visualizzata la seguente schermata:

Segui il percorso Contratto > Aperture e clicca su +Aggiungi dal menu Operazioni.

Inserisci quindi le date di apertura e di chiusura dell’hotel (N.B. - Per data di chiusura si intende la data di uscita - OUT, quindi ultima notte non inclusa).

Inizialmente ti consigliamo di inserire SEMPRE le date di inizio e fine anno (es. 01/01/2020 - 31/12/2020) e di modificarle, inserendo le date di apertura e chiusura dell’hotel, solo dopo aver travasato tutti i dati sulla extranet.

In questo modo, qualora l’hotel dovesse anticipare la data di apertura o posticipare la data di chiusura in un momento successivo all’inserimento, tutte le condizioni (prezzi, letti aggiunti, ecc.) saranno già presenti sulla extranet anche per i periodi aggiunti in un secondo momento e non sarà necessario creare nuove stagionalità e inserire nuovamente tutte le configurazioni.
Adottando questa accortezza, sarà infatti sufficiente modificare solo le date di apertura e di chiusura.

Clicca su Invia per salvare.

N.B. - Le date di apertura e di chiusura sono vincolanti. Non sarà possibile prenotare nei periodi al di fuori delle date indicate in questa sezione.

È possibile inserire più date di apertura. Ad esempio, per contratti di durata superiore a un anno, si può creare un periodo di apertura per ogni anno/stagione.

Prosegui con la creazione delle stagionalità seguendo il percorso Contratto > Stagionalità.

Clicca su +Aggiungi per aggiungere le stagionalità, inserendo per ognuna di esse le date di inizio e di fine.

Come spiegato in precedenza in merito alla data di apertura, meglio inserire le stagionalità per tutto l’anno. Quindi, se la struttura apre a Maggio, inserisci come prima stagionalità 01 Gennaio/Data fine prima stagionalità; allo stesso modo, se la struttura chiude a ottobre, inserisci l’ultima stagionalità con fine 31 Dicembre.

Ignora pure la sezione Giorni validi, in quanto queste condizioni devono essere gestite da extranet.

In alternativa al comando +Aggiungi, che ci permette di inserire una stagionalità per volta, puoi utilizzare la sezione Inserimenti massivi, cliccando sul numero di stagionalità da inserire.

Procedi utilizzando il calendario e clicca su Invia per inserire le stagionalità così definite.

N.B. - La data di fine stagione è da intendersi come inclusa, con la sola eccezione dell’ultima, ovvero 31-12-2020, che si intende come OUT.

Le stagionalità devono essere sempre contigue, ovvero non ci devono essere sovrapposizioni o intervalli di date tra l’una e l’altra; in questo caso il sistema segnalerà errore.

A creazione avvenuta, verrà visualizzato un riepilogo delle stagionalità create.

Se necessario, puoi cliccare sulla matita per apportare modifiche (sempre tenendo conto del principio di contiguità) o sul cestino per cancellare una stagionalità.

Segui il percorso Contratto > Camere per procedere con la creazione delle camere.

Qualora fossero già state create, troverai qui tutte le tipologie di camere.

Clicca sulla matita pr modificare nome, descrizione e occupazione.

Clicca sulle relative icone, per inserire foto (consigliamo max 500 px di larghezza) e servizi.

N.B. Se dovessi aver bisogno di creare nuovi servizi da associare alle camere, segui il procedimento descritto in Servizi Struttura. I passaggi per creare le categorie è identico e, per creare un nuovo servizio, clicca il tasto  anziché .

Se invece non fossero ancora presenti, puoi creare una camera cliccando su +Aggiungi.

Per ogni camera, inserisci il nome, l’eventuale descrizione (e le relative traduzioni) e l’occupazione.

N.B. - L’occupazione della camera qui indicata non è vincolante, ma è un elemento funzionale alle ricerche sui siti di riferimento. Sarà invece vincolante quella che andremo poi a indicare in ciascun piano tariffario (vedi prossimo step, nel quale verrà spiegata nel dettaglio).

Spunta l’opzione Pubblicato per rendere la camera vendibile online.
Eliminando la spunta depubblichiamo la camera, senza doverla necessariamente eliminare.

L’opzione Mostra nella scheda struttura ci consente di rendere visibile (o meno) la camera nella relativa sezione del sito. Si tratta di un’impostazione che non viene utilizzata da molti display. 

Clicca su Invia per creare la camera e salvare le informazioni inserite.

Per ogni camera, inserisci i piani tariffari cliccando sul simbolo relativo e su Aggiungi Piano Tariffario.

In caso di primo contratto, potrai procedere unicamente alla creazione di un nuovo piano tariffario; in caso esistano già dei contratti precedentemente configurati, avrai invece la possibilità di duplicare il piano tariffario, ereditando tutte le condizioni definite dal precedente contratto.

Per creare un piano tariffario ex novo, clicca su Aggiungi Piano Tariffario e segui i passaggi delineati di seguito.

Descrizione Tariffa

• Pubblicato

Spunta l’opzione per pubblicare il piano tariffario (puoi depubblicare un piano tariffario in qualunque momento, senza doverlo necessariamente eliminare).

• Impedisci invio al Channel Manager: ignora questa opzione.

• Display

Il campo riporta in automatico tutti i display collegati alla struttura in anagrafica e nel contratto; se necessario, puoi selezionare o deselezionare uno o più canali di vendita.

• Titolo

Scrivi il nome della tariffa. Es. Tariffa Standard, Tariffa Web, Tariffa Non Rimborsabile, Tariffa Speciale, Tariffa Adulto + Bambino, Vacanza Lunga, Tariffa Prenota Prima, Tariffa 3 Notti, etc...
Potrebbe essere necessario differenziare i nomi del piano tariffario anche in base all’occupazione. Es. Tariffa Standard 1 P., Tariffa Standard 2 P., Tariffa Standard 3 P., etc...
Il titolo deve essere tradotto in tutte le lingue di riferimento.

• Descrizione

Inserisci un breve testo che descriva le condizioni della tariffa.
Es. Tariffa valida per prenotazioni confermate con almeno 30 gg di anticipo, Tariffa valida per soggiorni di almeno 3 notti, Tariffa valida per prenotazioni confermate entro il 31 Marzo 2020, etc.
Possiamo omettere la descrizione, lasciando vuoto il campo, se il sito di riferimento non permette di visualizzare online tali informazioni.

Condizioni tariffarie

• Trattamenti

Il sistema preseleziona in automatico tutti i trattamenti che abbiamo inserito nella parte generica del contratto. Se non abbiamo indicazioni contrarie, lasciamo la spunta su tutti i trattamenti selezionati per ogni piano tariffario.

Qualora invece fosse necessario creare piani tariffari separati per determinati trattamenti (ad esempio nel caso in cui un determinato trattamento non sia disponibile in alcuni periodi e pertanto la disponibilità dovrà essere gestita separatamente), si deve selezionare solo il trattamento relativo a questo piano tariffario che si sta creando.

N.B. - I trattamenti che si selezionano a livello di piano tariffario devono essere tra quelli inseriti nella parte del contratto. Ad esempio, se nella sezione Trattamenti del contratto abbiamo selezionato B&B e Half Board non potrò creare un piano tariffario con trattamento Full Board.

• Tipologie pagamento

Il sistema seleziona in automatico REGULAR, ma ovviamente si può modificare scegliendo tra REGULAR, NO FLEX e FULL PAYMENT.

• REGULAR: il sistema chiede un acconto (sulla base della Percentuale Acconto inserita nella parte generica del contratto) e un saldo (sulla base dell’impostazione Giorni precedenti alla prenotazione per acconto/saldo inserita nella parte generica del contratto). Le cancellation policy che il sistema inserisce in automatico sono quelle inserite a livello di contratto, mentre in caso di duplicazione del piano tariffario dall’anno precedente le cancellation policy sono quelle del piano tariffario precedente che è stato duplicato.
• NO FLEX: il sistema chiede un prepagamento dell’intera cifra al cliente e modifica di conseguenza la cancellation policy, inserendone una specifica (Es. Tariffa Non rimborsabile: soggiorno totalmente prepagato all'atto della prenotazione. Non può in nessun modo essere modificato o rimborsato in caso di cancellazione.)
• FULL PAYMENT: il sistema chiede un prepagamento dell’intera cifra al cliente ma le cancellation policy sono quelle inserite nella parte del contratto ovvero come quelle regular. Ad ogni modo, è possibile modificare manualmente la descrizione della cancellation policy nella sezione Termini di Cancellazione.

• Termini di cancellazione

In caso di creazione nuovo piano tariffario, il sistema inserisce in automatico le politiche di cancellazione inserite a livello di contratto; mentre, in caso di duplicazione del piano tariffario dall’anno precedente, le cancellation policy sono quelle del piano tariffario precedente che è stato duplicato.
Se il piano tariffario in lavorazione ha una politica di cancellazione speciale o comunque diversa da quella standard, la puoi modificare manualmente nel relativo campo testo.
Nel caso in cui invece sia stato duplicato il piano tariffario dall’anno precedente, ma si voglia modificare la politica di cancellazione con quella del contratto attuale, spunta No Flex e poi nuovamente Regular, in modo che il sistema recuperi la politica di cancellazione dalla sezione del contratto.

N.B. - I termini di cancellazione inseriti nel contratto si propagano in automatico ai piani tariffari che vengono creati, ma qualora i termini di cancellazione venissero cambiati a piani tariffari già creati (succede spesso ad esempio a stagione già iniziata), nei piani tariffari restano memorizzati i vecchi termini di cancellazione.
Qualora si vogliano pertanto aggiornare, è necessario entrare in ciascun piano tariffario e aggiornare i termini di cancellazione mettendo il flag su NO FLEX, poi nuovamente su REGULAR e salvando per memorizzare l’aggiornamento.

• Restrizioni di vendita

Si utilizza questo parametro in caso si vogliano impostare dei limiti al piano tariffario, questi limiti possono essere due: BLOCCO CAMERA oppure DEADLINE. Spunta l’opzione Attiva blocco camera o Attiva deadline in base al blocco che si vuole settare.
In Tipologia Tariffa, assicurati che sia selezionato Camera.

• Tag

Il campo tag di permette di definire se il piano tariffario è disponibile per le prenotazioni di natura ricettiva, all'interno di un pacchetto (viaggio smart) o in entrambi i casi.

È necessario selezionare uno dei valori proposti.

• Attiva blocco camera

Questa funzione consente di settare due funzionalità importanti ovvero ADVANCE BOOKING oppure LAST MINUTE RATE. Spunta l’opzione Attiva Blocco Camera se vuoi inserire uno di questi due blocchi.

• ADVANCE BOOKING: consente di impostare un numero di giorni di anticipo minimo rispetto alla data di arrivo in cui questa tariffa sia visibile online e quindi prenotabile. Esempio: tariffa valida per prenotazioni effettuate con almeno 30 giorni di anticipo. In questo modo la tariffa sarà visibile e prenotabile da adesso sino a 30 giorni prima dell’arrivo, allo scattare del 29° giorno prima dell’arrivo la tariffa non sarà più visibile online e prenotabile.

• LAST MINUTE RATE: consente invece di impostare un numero di giorni prima del quale questa tariffa non deve essere prenotabile. Esempio: Tariffa valida a partire da 3 giorni prima dell’arrivo, significa quindi che impostando come n° giorni 3 questa tariffa sarà prenotabile NON PRIMA di 3 giorni prima dell’arrivo.  Supponendo che l’arrivo in struttura sia il giorno 20 questa tariffa sarà prenotabile online soltanto a partire dal giorno 17.

• Attiva deadline

flaggare questa funzione se si vuole impostare un periodo di prenotazione del piano tariffario. Esempio: Tariffa valida per prenotazioni confermate entro il 30 Giugno 2020, inserire (utilizzando il calendario) come data inizio deadline la data odierna oppure in caso esista un piano tariffario che ha a sua volta una deadline inserire come data inizio deadline il primo giorno utile dopo la scadenza della deadline precedente, in questo caso quindi data inizio deadline sarebbe 01/06. In questo modo quindi le varie deadline saranno contigue, quando una scade l’altra inizia. Nel caso dello screenshot la tariffa sarà visibile e prenotabile online dalle ore 00:00 del 13 Maggio 2020 alle ore 24:00 del 30 Giugno 2020. Alle ore 00:01 del 01 Luglio 2020 questa tariffa non sarà più attiva né prenotabile online.
N.B. - La deadline deve essere comunque sempre all’interno del periodo di validità del contratto questo significa che se il contratto inizia il 01-01-2020 e finisce il 31-12-2020 non si può inserire una deadline per il 31/01/2021

Commissioni

Il sistema recupera automaticamente le impostazioni inserite nella parte contratto; nel caso in cui però le condizioni del piano tariffario differiscano rispetto a quelle base (per esempio se si ha una commissione diversa, oppure le commissioni siano da calcolare solo sulla base e non sui letti aggiunti oppure sia richiesto un numero di giorni prepagamento/postpagamento diverso rispetto a quello inserito nel contratto) si può modificare ogni parametro.

N.B. - In caso di duplicazione piano tariffario dall’anno precedente il sistema recupera in automatico anche queste impostazioni perciò se da un anno all’altro le condizioni sono cambiate bisogna correggerle manualmente con quelle previste per l’anno del contratto che si sta creando.

Occupazione camera

è più opportuno parlare di occupazione piano tariffario perché ogni piano tariffario ha una propria occupazione che può anche differire dall’occupazione della camera. È molto importante infatti in fase di contrattualizzazione con la strutturA capire esattamente se le tipologie di camera hanno la stessa occupazione o come gestiscono la disponibilità di doppie rispetto alle triple, quadruple, quintuple.

Casistica 1: la struttura dispone di 10 camere di tipologie STANDARD, tutte queste 10 camere sono spaziose abbastanza da poter ospitare sia 2, sia 3, sia 4 persone e la terza e la quarta persona pagano un supplemento o hanno una riduzione.
In questo caso quindi si potrà creare un solo piano tariffario e ciò significa che per la struttura in oggetto può arrivare una prenotazione di n.10 camere e queste 10 camere possono essere anche tutte QUADRUPLE.

Casistica 2: la struttura dispone di 10 camere di tipologia STANDARD ma di queste 10 soltanto 2 possono ospitare 3 persone mentre le altre 8 sono solo per massimo 2 persone. In questo caso quindi sarà necessario creare un piano tariffario per la doppia occupazione e un piano tariffario per la tripla occupazione in modo che si possa gestire separatamente la disponibilità delle 8 camere doppie e delle 2 camere triple.

La creazione di più piani tariffari per diversa occupazione è dunque necessaria nel caso in cui la struttura non disponga di camere della stessa tipologia che possano ospitare lo stesso numero massimo di persone.
I parametri definiti minimi (minimo persone e minimo ospiti) sono quelli principali e più importanti che rendono il piano tariffario visibile e prenotabile oppure no.

Per comprendere meglio la gestione dell’occupazione è necessario anticipare brevemente le categorie OSPITI.
L’ospite è colui che occupa un letto aggiunto oltre la base della camera (solitamente base doppia).
Le categorie di ospiti sono 3: INFANT, BAMBINO e ADULTO.
- minimo persone: si intende il minimo di persone (intesi come adulti paganti quota intera) occupanti. Il minimo persone deve essere sempre 2 perché il sistema ragiona su base doppia. Soltanto in caso di piano tariffario relativo alla singola occupazione (o in altri casi particolari di piano tariffario 1 adulto + 1 bambino) si può mettere minimo persone 1.
- massimo persone: si intende il numero massimo di persone occupanti. Questo numero include tutte le categorie quindi il numero massimo di persone tra adulti, infant e child che possono occupare questa camera/piano tariffario.
- minimo ospiti: ospite= persona che occupa un letto aggiunto.  
Se non c’è un minimo ospiti aggiunti, ovvero questo piano tariffario è valido sia per il minimo persone sia per il massimo persone senza obbligo di almeno 1 letto aggiunto allora si lascia 0.

Esempio: piano tariffario vendibile sia per 2 che per 3 che per 4 persone, non bisogna impostare minimo ospiti perché altrimenti eliminerei la possibilità di vendere il piano tariffario a 2 sole persone.  
Se invece è necessario impostare un limite per cui questo piano tariffario è OBBLIGATORIAMENTE vendibile al minimo persone + un altro occupante (sia esso infant, child o adulto) allora modificare il numero minimo ospiti. Esempio: piano tariffario relativo all’occupazione di 3 adulti si dovrà quindi inserire minimo ospiti 1
- massimo adulti: il numero massimo di adulti occupanti per camera. Questo numero deve essere sempre uguale o inferiore a quello del MASSIMO PERSONE.  Esempio: il piano tariffario è per massimo 3 adulti + 1 bambino, il numero minimo persone sarà quindi 2, il numero massimo persone sarà  4, il minimo ospiti sarà 0, il numero massimo di adulti sarà 3. In questo modo quindi il sistema capisce che in caso di occupazione quadrupla la quarta persona che serve per arrivare al numero massimo di 4 potrà essere soltanto un bambino e non un adulto.
- massimo bambini aggiunti: si intende il numero massimo di bambini corrispondenti alla categoria ospite BAMBINO

Esempio 1: il piano tariffario è per massimo 3 adulti + 1 bambino 4-12 anni. L’occupazione sarà quindi cosi:
minimo persone 2, massimo persone 4, minimo ospiti 0, massimo adulti 3, massimo bambini aggiunti 1.

Esempio 2: il piano tariffario è per massimo 2 adulti + 1 bambino 4-12 + 1 infant. L’occupazione sarà: minimo persone 2, massimo persone 4, minimo ospiti 0, massimo adulti 2, massimo bambini 1. In questo caso, il sistema capisce che la quarta persona può essere solo 1 infant, in quanto gli adulti potranno essere massimo 2 e i bambini aggiunti oltre la base solo 1.

Stagionalità

il sistema recupera in automatico le stagionalità inserite nella parte STAGIONALITÀ e le riconosce come Stagionalità generiche.

Togliendo il flag da Stagionalità generiche è comunque possibile creare delle stagionalità ad hoc per il piano tariffario (per esempio nel caso in cui sia attivo solo in alcuni periodi che differiscano dalle stagionalità generiche) e cliccando sul simbolo + per aggiungere ciascuna stagionalità. Ad ogni modo questa è una funzionalità abbastanza particolare e rende complessa la gestione da extranet. Quindi, se possibile, è sempre meglio gestire le stagionalità come generiche.

Tariffa di riferimento (prenotazioni contigue)

IGNORARE questo tab. Non è una funzione da utilizzare, se non in casi particolari che, al momento, non saranno approfonditi (esempio: presenza di più contratti, di cui solo uno è collegato al channel manager).

Clicca su Invia per creare il piano tariffario e prosegui in questo modo per ogni piano tariffario e camera.

Segui il percorso Contratto > Prezzi per inserire le tariffe di vendita.

Nel riquadro Inserimenti mirati, seleziona un piano tariffario per volta.

Il numero delle colonne da compilare dipenderà dai trattamenti e dal tipo di contratto/commissione.
Se il contratto prevede uno sconto commerciale (commissione), si dovrà inserire solo il prezzo di vendita, se invece il contratto prevede tariffe Fit, si dovrà inserire sia il prezzo di vendita che quello di acquisto (tariffa fit).

Nella schermata sotto vediamo il seguente esempio:
contratto con sconto commerciale o commissione (solo prezzo di vendita) e 3 trattamenti (BB + HB +FB).

Inserisci il prezzo finito per ciascun trattamento e ciascuna stagionalità. Se il supplemento pasti (HB e/o FB) è uguale per tutte le stagionalità, si ha la possibilità di velocizzare l’inserimento delle tariffe relative a questi trattamenti (evitando di fare il calcolo manualmente), inserendo il supplemento nella prima casella in alto alla colonna (supplemento da aggiungere al prezzo base) e cliccando sul tastino a destra della casella. In questo modo la colonna verrà compilata automaticamente aggiungendo il supplemento indicato alla tariffa base e fornendoci la tariffa finita.

N.B. - il supplemento FB si somma al trattamento base (BB) e non a quello precedente (HB).

Nella schermata sotto vediamo il seguente esempio:
contratto con tariffe Fit (prezzo di vendita + acquisto) e 1 solo trattamento (HB).

Inserisci il prezzo finito per ciascuna stagionalità in entrambe le colonne:
Prezzo HB: tariffa di vendita
Prezzo FIT HB: tariffa d’acquisto

Supplemento camera

La colonna supplemento camera ci dà la possibilità di inserire un supplemento per camera e non per persona, che potrà eventualmente essere escluso dal calcolo delle riduzioni degli ospiti aggiunti, dal calcolo della commissione (nella sezione contratto) e dal calcolo delle offerte (nella sezione offerte).

Anche in questa colonna è possibile effettuare un inserimento massivo se il supplemento è uguale in tutte le stagionalità, inserendo l’importo nella prima casella in alto e cliccando su TUTTI.

Inserite le tariffe, clicca Invia per salvare i dati e ripeti l’operazione per tutti i piani tariffari.

Prosegui cliccando su Ospite per la creazione degli ospiti secondo le diverse fasce d’età.

Quando parliamo di ospiti, intendiamo letti aggiuntivi rispetto a quelli dell’occupazione base.

Es. Una camera con min. 2 e max 4 persone, avrà 2 persone nella base e 2 ospiti (o letti aggiuntivi).

Clicca su +Aggiungi.

Seleziona dal menù a tendina la camera per cui vuoi aggiungere gli ospiti (chiaramente non una DUS o una DBL, ma una camera che, oltre all’occupazione base, ha la possibilità di ospitare infant/bambini/adulti):

Imposta l’età minima e l’età massima e la tipologia di ospite da creare (Infant/Bambini/Adulti) e clicca su Invia. Fai così per ogni tipologia di ospite che intendi creare.

Esempio:
0 - 1 anni / Infant
2 - 12 anni / Bambini
13 - 99 anni / Adulti

Il risultato finale sarà il seguente:

La parte superiore è quella sulla quale si vanno a effettuare eventuali modifiche (cliccando sul simbolo della matita a destra) o eliminazione degli ospiti (cliccando sul simbolo del cestino a destra).

La parte inferiore invece serve come recap degli ospiti inseriti, che vengono visualizzati separatamente piano tariffario per piano tariffario.

Ogni piano tariffario creato in fase creazione Camere (in questo caso denominato Tariffa Standard) avrà in automatico gli ospiti definiti dalla fascia d’età minore a quella maggiore.
Se necessario, si può modificare l’ordine degli ospiti in base alle priorità.

CASI IN CUI PUÒ ESSERE NECESSARIO MODIFICARE L’ORDINE DEGLI OSPITI:
piani tariffari con almeno 2 ospiti aggiunti (quindi mai nelle triple, ma solo dalle quadruple in poi), quando le riduzioni o i supplementi dei letti aggiunti sono diversi per la stessa fascia d’età a seconda che il letto aggiunto sia il 3°, 4°, 5°, ecc.

NON è necessario definire le priorità in caso di camere TRIPLE, perché il terzo occupante sarà, per forza di cose, solo uno ben preciso.
NON è necessario definire le priorità nel caso in cui i supplementi o le riduzioni dei letti aggiunti indicati nel listino, siano uguali per fasce d’età.

Vediamo un caso in cui è necessario modificare l’ordine di priorità degli ospiti.
Esempio: il listino indica i letti aggiuntivi come segue:
0 - 1 anni: riduzione 100% per tutti gli infant
2 - 12 anni: riduzione 100% per il primo bambino; 50% a partire dal secondo bambino.
13 - 99 anni: riduzione 20% per il primo adulto; 30% per il secondo e 50% per il terzo adulto.

Impostare l’ordine degli ospiti in modo che il sistema calcoli le riduzioni esattamente come farà l’hotel, in presenza di ospiti aggiunti di diverse fasce d’età.

In questo caso ad esempio, metteremo in ultima posizione l’infant che è sempre gratis e non viene considerato come letto aggiunto, in prima posizione il bambino che usufruisce del 100% di riduzione in 3° letto e poi l’adulto in seconda posizione.

Se necessario, servirsi di un semplice schema, come quello seguente:

ESEMPIO: nel caso di una prenotazione per 3 adulti, 1 infant e 1 bambino, il sistema considererà come 3° pax il bambino gratis, come 4° pax l’adulto con il 30% di riduzione e come 5° pax l’infant che è sempre gratis.

Per modificare l’ordine degli ospiti, trascina la fascia d’età interessata verso l’alto o verso il basso e poi salva cliccando su INVIA. Dopo ogni spostamento con trascinamento è necessario cliccare su Invia per salvare, NON PUOI FARE TUTTI GLI SPOSTAMENTI CHE VUOI E POI SALVARE ALLA FINE! Così le modifiche non verranno salvate.

Modifiche/eliminazioni/aggiunte ad hoc degli ospiti per piano tariffario.

Gli ospiti vengono creati per camera e il sistema li crea in automatico per tutti i piani tariffari di quella camera (che prevedono ospiti aggiunti). È però possibile effettuare delle modifiche specifiche per ciascun piano tariffario, entrando nell’ospite che si deve modificare cliccando sul simbolo della matita a destra.

Possiamo ad esempio modificare la fascia d’età di un ospite per un determinato tariffario, cliccando sulla matita (vedi sotto) oppure eliminare un ospite per un determinato tariffario, cliccando sul relativo simbolo del cestino (vedi sotto) o ancora aggiungere quel determinato ospite per un piano tariffario creato successivamente alla creazione dell’ospite “per camera”., cliccando su aggiungi ospite (vedi sotto).

Dopo aver effettuato le modifiche, cliccare su Invia e verificare poi nel recap degli ospiti se abbiamo creato correttamente gli ospiti corretti per ciascun piano tariffario.

Dopo aver creato gli ospiti puoi procedere allo step successivo relativo ai letti aggiuntivi.

Aavrai a disposizione 4 modalità di inserimento del prezzo dei letti aggiunti come da schermata di seguito. Scegline una in base alla necessità di inserimento.

Per Ospiti

Puoi inserire il prezzo dei letti aggiunto per ospite per camera- Puoi selezionare dal menu a tendina uno o anche tutti attraverso il flag e cliccare INVIA

Scegliendo questa modalità potrai inserire i prezzi relativi ai singoli ospiti di una specifica camera per tutte le stagionalità.

Per Tipologia Ospiti

Scegliendo questa modalità potrai inserire riduzione o supplemento letto aggiunto per Tipologia generica di ospite, per tutte le camere e per tutte le stagionalità. Qui non è possibile selezionare più categorie ma si deve procedere uno per volta. Questa funzione è molto utile e rapida e si utilizza solitamente quando è stata creata una sola fascia d’età per ogni Ospite e se riduzioni o supplementi letti extra sono gli stessi sempre.

Esempio: abbiamo creato la fascia ospite INFANT 0-1 anni, la fascia BAMBINO 2-7 anni, la fascia BAMBINO 8-12 anni, la fascia ADULTO 13-99 anni. In questo caso selezionando BAMBINI il sistema mi farà inserire TUTTE LE CATEGORIE BAMBINI quindi sia la fascia d’età 2-7 sia quella 8-12. Se invece voglio procedere per singola categoria e quindi per fascia d’età utilizzare la funzione PER OSPITI spiegata precedentemente.
Modalità di inserimento prezzi ed eventuale supplemento intero è identica a quanto spiegato in precedenza.

Per Stagione

Scegliendo questa modalità è possibile inserire riduzione o supplemento per tutte le camere, per tutti gli ospiti per singola stagionalità o anche per tutte. Flaggare su ogni singola stagionalità oppure su Tutti per selezionarle tutte.

Per Stanza

Scegliendo questa modalità è possibile inserire riduzione o supplemento per tutti gli ospiti, per tutte le stagionalità procedendo per singolo PIANO TARIFFARIO. È possibile selezionarne soltanto uno alla volta.

Una volta scelta la modalità di inserimento puoi procedere all’inserimento. È sempre consigliato scegliere una modalità di inserimento che non comporti elenchi lunghissimi perché si rischia che possa scadere la pagina o che il sistema dovendo elaborare troppi dati non salvi correttamente i dati inseriti.

N.B. - Le immagini esemplificative che troverai d’ora in poi sono relative a un contratto con tariffe rack commissionabili e alla prima tipologia di inserimento ovvero PER OSPITI ma le funzionalità sono le medesime anche per  le altre 3 modalità qualora dovessi sceglierne un’altra e anche in caso di contratto Fit (al quale dedichiamo comunque una piccola parte alla fine del modulo).

Puoi inserire una riduzione percentuale (Esempio: se l’ infant è gratuito avrà una riduzione del 100%) oppure un supplemento fisso giornaliero (Esempio: il terzo letto per la fascia d’età ospite che si sta inserendo ha un supplemento di € 30 al giorno).

Il sistema imposta di default come metodo di calcolo PERCENTUALE, se invece si tratta di un supplemento giornaliero cliccare FISSO. Puoi selezionare Fisso o percentuale o da metodo di calcolo e così facendo lo applicherai a tutti i letti aggiunti oppure puoi anche selezionare Fisso o Percentuale singolarmente per ogni ospite attraverso il menu a tendina.

In caso di più trattamenti e in caso di riduzione percentuale uguale impostare la riduzione solo sul trattamento base e il sistema lo propagherà ovviamente anche a tutti gli altri trattamenti. Come puoi vedere dall’immagine di seguito sotto la colonna trattamento HB non c’è la casella relativa al prezzo.

Es. Prezzo base a persona a notte in BB € 50, prezzo base a persona in HB € 70, terzo letto della fascia d’età ospite che si sta inserendo ha una riduzione del 30% su entrambi i trattamenti.

Inserire quindi la percentuale riduzione in base alla stagionalità e in base al numero di letto (se per esempio in caso di quadruple il terzo letto ha una riduzione del 50% e il quarto letto ha una riduzione del 30% inserire la percentuale in base al n° letto (1 = primo letto aggiunto, 2 = secondo letto aggiunto).

Nel caso in cui invece la riduzione sia la stessa in tutte le stagionalità e per tutti i letti della/e fascia/e ospiti che stiamo inserendo è sufficiente scrivere la riduzione in alto alla colonna e cliccare su Tutti come nell’immagine, in questo modo il sistema applicherà questa riduzione a tutta la colonna.
Una volta concluso clicca su Invia per salvare.

Nel caso in cui invece i letti aggiunti paghino un supplemento fisso giornaliero i passaggi sono gli stessi: modifica metodo di calcolo cliccando su FISSO > inserisci prezzo BB singolarmente oppure attraverso la funzione Tutti> inserisci prezzo HB singolarmente oppure attraverso la funzione Tutti>  clicca ancora una volta su FISSO affinché le caselle diventino da rosse a verdi (se restano rosse il sistema non salva i dati) > clicca Invia per salvare

Potrebbe presentarsi invece un’altra possibilità, ossia quando i supplementi HB e FB dei letti aggiunti non seguono la stessa riduzione del trattamento BB. Il letto aggiunto ha pertanto una riduzione percentuale in BB mentre in HB (e FB se previsto) è previsto un supplemento fisso.

Esempio: bambino 3-12 anni gratuito in BB, supplemento giornaliero fisso di € 15 in HB, supplemento giornaliero fisso di € 20 in FB.

Questo è gestibile attraverso la funzione SUPPLEMENTO INTERO (scorri a destra della schermata coi cursori o con la barra inferiore che trovi sopra il pulsante Invia)

Inserisci la riduzione percentuale relativa al trattamento base, in questo caso BB e spostati a destra su Attiva Supplemento intero > Clicca su Tutti per attivare il supplemento intero su tutti i letti aggiunti e inserisci il costo del supplemento per ogni trattamento. Puoi farlo singolarmente oppure, se sempre uguale, attraverso la funzione Tutti sulla colonna Prezzo HB e Prezzo FB. Se scegli la funzione Tutti prosegui in questo modo: inserisci supplemento HB in alto nella colonna Prezzo HB > inserisci prezzo FB in alto nella colonna Prezzo FB > spostati a destra su attiva supplemento intero e clicca su Tutti. Clicca Invia per salvare.

Contratto FIT

Anche in caso di contratto Fit puoi scegliere una delle 4 modalità di inserimento (OSPITI, TIPOLOGIA OSPITI, STAGIONALITÀ, CAMERA), le funzionalità sono le medesime e anche la schermata che avrai davanti è simile a quanto già spiegato in precedenza.

Riduzione percentuale: Nessuna differenza rispetto a un contratto RACK con tariffe commissionabili in caso di riduzione percentuale.

Inserire la riduzione percentuale sia sulla colonna Prezzo sia su quella prezzo Fit. Anche qui vale quanto spiegato in precedenza ovvero si può utilizzare la funzione Tutti oppure singolarmente tramite menù a tendina.

Anche qui è possibile utilizzare la funzione ATTIVA SUPPLEMENTO INTERO avendo cura di inserire nella colonna Prezzo BB il prezzo in vendita e nella colonna Prezzo FIT il prezzo netto di acquisto

Supplemento fisso: inserire nella colonna Prezzo BB il prezzo in vendita e nella colonna Prezzo FIT il prezzo netto di acquisto

Come sempre, clicca su Invia per salvare.

Funzione Nascondi Colonne

Per facilitare la visualizzazione sullo schermo e l’inserimento delle tariffe solamente nelle colonne “utili”, è possibile nascondere le colonne che non ci servono durante un determinato inserimento (con la stessa logica che si usa per i file excel).
Cliccando nel simboletto evidenziato, la colonna relativa sparirà e nella schermata visualizzeremo solo quelle che devono essere compilate (vedi seconda immagine sotto).

Questo passaggio può eventualmente essere fatto anche successivamente, dopo la creazione di Extra o offerte ma ti consigliamo, per non dimenticartene, di procedere alla gestione dell’allotment subito dopo l’impostazione dei letti aggiunti, seguendo quindi l’ordine proposto nel documento.

Tale funzionalità ci permette di impostare la modalità di vendita generica delle camere della struttura, mentre andremo poi a gestire da extranet la gestione ad hoc per piano tariffario.

Segui il percorso Contratto > Gestione Allotment > Camera.

Selezionando le camere dalla select Stanze, potrai inserire la modalità di vendita generica per ogni stagionalità.

Puoi selezionare tutte le camere cliccando su Select All oppure singolarmente (anche più camere):

Per ogni stagionalità, seleziona la tipologia di vendita tra STOP, SU RICHIESTA, ALLOTMENT e DISPONIBILE.

• STOP:  la camera non è visibile online e non è prenotabile, né tantomeno sarà possibile effettuare una richiesta di disponibilità per le date bloccate.
• SU RICHIESTA: la camera risulterà visibile online con i prezzi ma non è prenotabile direttamente in quanto su richiesta. La disponibilità della camera sarà quindi da verificare e il cliente potrà eventualmente inviare una richiesta di disponibilità (non vincolante).
• ALLOTMENT: è necessario specificare un numero preciso di camere da mettere in vendita (ad ogni prenotazione confermata il nostro sistema scala le camere che rimangono disponibili alla vendita) e impostare il release (attraverso il release specifichi fino a quanti giorni prima della data di arrivo la camera è vendibile).
  Le camere saranno prenotabili direttamente online sino all’esaurimento dell’allotment oppure sino alla scadenza del release. Una volta esaurito l’allotment o scaduto il release la camera risulterà SU RICHIESTA.
• DISPONIBILE:  la camera è in FREE SALE, ovvero pubblicherai online e renderai prenotabile un numero illimitato di camere. L’unico limite online sarà per il numero di camere prenotabili all’interno della stessa prenotazione, ma la disponibilità generica sarà illimitata.
  Anche in questo caso è necessario indicare un release, che generalmente in caso di free sale è uguale a 0 (ossia le camere sono vendibili senza scadenza fino al giorno dell’arrivo, salvo stop sale da parte dell’hotel).

Clicca su Invia per salvare le impostazioni.  

Se stai impostando SU RICHIESTA, ALLOTMENT o DISPONIBILE il tasto Invia potrebbe non risultare blu e cliccabile come nell’immagine di seguito, se così fosse cliccare su STANZE > Deselect All> Select All > Invia.

N.B. - Con la Gestione dell’Allotment è terminato l’inserimento dei dati che devono poi essere travasati da quello che chiamiamo “primo strato” del sistema alla extranet.

Alle altre sezioni (Documenti, Extra, Configuratore Offerte Speciali e Offerte) possiamo lavorare anche dopo il travaso sulla extranet, in quanto si inseriscono dati e condizioni che non vanno a sovrascrivere o intaccare niente di ciò che verrà travasato sulla extranet.

Dopo aver ultimato il contratto in tutte le parti OBBLIGATORIE (ovvero sino alla Gestione Allotment), puoi procedere al travaso su extranet. 

HubCore prevede diverse modalità di travaso su extranet:

Da contratto: modalità da evitare, in quanto costringe il sistema a elaborare una grande mole di dati.

Da stagionalità: anche questa modalità è da utilizzare con attenzione, per esempio solo nel caso in cui nel corso dell’anno si cambino i prezzi di una stagionalità o se ne crei una nuova e si può quindi procedere al travaso su extranet solo dei dati relativi a quella singola stagionalità.

Da piani tariffari: modalità assolutamente da preferire, perché è la più veloce e consente, inoltre, di rilevare eventuali errori (es. alcuni prezzi non inseriti o non salvati, sia nella parte prezzi che in quella relativa ai prezzi dei letti aggiunti). In caso di errore infatti, il sistema non conferma il travaso, mostrando un messaggio di errore e lasciando il simbolo della extranet in rosso.

Per travasare su extranet vai quindi nella sezione camere, apri ogni singolo piano tariffario e clicca su Extranet: il sistema travaserà automaticamente sia i prezzi che i letti aggiunti.

Se è tutto corretto, HubCore ti comunicherà che l’operazione è andata a buon fine.

Se invece dimentichi di inserire qualche prezzo, il sistema non procede al travaso e visualizza un messaggio di errore.

A questo punto dovrai tornare nella sezione prezzi, entrare nel piano tariffario e inserire correttamente i prezzi mancanti. Dopodiché potrai tornare ai piani tariffari e riprendere il travaso.


Se il problema invece è relativo ai letti aggiunti, il sistema visualizzerà questo messaggio di errore:

In questo caso il sistema avrà travasato correttamente solo i prezzi, quindi il simbolo Extranet sarà verde, mentre quello Extranet Additional Bed sarà rosso. Anche in questo caso, correggi l’errore e travasa di nuovo solo i letti aggiunti cliccando su Extranet Additional Bed. Oppure togli da Extranet i prezzi base del piano tariffario e ritravasa tutto insieme.

Quando un contratto è stato travasato correttamente su extranet, vedrai che il simbolo Extranet appare sempre verde.

Nella sezione Contratto:

Nella sezione Stagionalità:

Nella sezione Camere/Piani tariffari:

Date di apertura

Se in fase di inserimento delle condizioni su “primo strato” avevamo indicato come data di apertura e chiusura dell’hotel le date di tutto l’anno (es. 01/01 – 31/12) per avere i dati di tutto l’anno su extranet, dopo aver effettuato il travaso su EXTRANET è necessario ritornare nella sezione Aperture e correggere le date con quelle di apertura EFFETTIVE dell’hotel.

N.B. - È molto importante ricordarsi di farlo, perché altrimenti risulteranno disponibili online anche date in cui l’hotel è chiuso!

N.B. - Dopo che tutti i dati (prezzi tariffa base e prezzi dei letti aggiunti) sono stati travasati sulla extranet, se vengono fatte delle modifiche su “primo strato” e non direttamente su extranet, è necessario eliminare i dati dalla extranet e procedere con un nuovo travaso.

Quali sono le condizioni che si modificano da primo strato, ma che non richiedono un ulteriore travaso:

• Condizioni del contratto (non richiedono un travaso, ma quando vengono modificate è necessario aggiornare i piani tariffari).
• Date di apertura e chiusura: queste condizioni sono VINCOLANTI e possono essere modificate in qualunque momento. L’importante è che le date incluse nel periodo di apertura siano regolarmente travasate e presenti su extranet.
• Nome camere e nome piani tariffari
• Occupazione dei piani tariffari SOLO IN ALCUNI CASI.
  Se ad esempio il piano tariffario prevedeva un’occupazione di 3 persone e si riduce a 2, non è necessario procedere con un nuovo travaso in quanto i dati per le 2 persone della base restano invariati. Se invece si aumenta l’occupazione della camera, ad esempio da 2 a 3 persone, è necessario inserire tutte le condizioni (categorie ospiti e prezzi) per il letto aggiunto e procedere con il travaso (solo del letto aggiunto in questo caso).
• Categorie ospiti. Se modifichiamo il range d’età degli ospiti, questi verranno automaticamente modificati anche sulla extranet, senza dover effettuare un nuovo travaso.
• Configuratore offerte speciali (le condizioni possono essere modificate in qualunque momento)
• Extra (sono completamente slegati dalla extranet)
• Offerte (sono slegate dalla extranet e si applicano sulle tariffe presenti nella stessa)

Condizioni che vengono inserite direttamente su extranet e non su primo strato:

• Disponibilità ad hoc per piano tariffario
• Minimum stay e maximum stay
• Giorni di check-in / check-out

Quali dati vengono completamente sovrascritti se si procede con un nuovo travaso:

Disponibilità

Se abbiamo già inserito la disponibilità ad hoc per piano tariffario, se abbiamo già venduto delle camere e quindi su extranet la disponibilità inserita inizialmente risulta cambiata anche solo per alcune date, se abbiamo inserito degli stop sales o messo determinate date su richiesta, ritravasando i prezzi delle camere PERDIAMO TUTTI QUESTI DATI SU EXTRANET e viene ripristinata la disponibilità per camera che avevamo indicato nella sezione Gestione Allotment.

Minimum stay e maximum stay

Se abbiamo modificato queste condizioni da extranet, ritravasando i prezzi delle camere PERDIAMO QUESTI DATI SU EXTRANET e viene ripristinato il minimum stay generico di 1 notte

Giorni di check/in – check-out

Se abbiamo modificato queste condizioni da extranet, ritravasando i prezzi delle camere PERDIAMO QUESTI DATI SU EXTRANET e vengono ripristinati come giorni di check-in e check-out TUTTI i giorni della settimana.

Prezzi base e prezzi dei letti aggiunti che erano stati eventualmente modificati da extranet.
Se erano state fatte delle modifiche da extranet a queste condizioni, ritravasando i prezzi delle camere PERDIAMO QUESTI DATI SU EXTRANET e vengono sovrascritti dai nuovi che stiamo travasando. 

Non è pertanto consigliabile togliere i dati da extranet e procedere con un nuovo travaso, se su extranet sono state fatte troppe modifiche, perché le dovremmo ricostruire e rimodificare da capo.

In questi casi, suggeriamo di effettuare le modifiche DIRETTAMENTE SULLA EXTRANET.

Se invece decidiamo di farlo, ecco le varie possibilità:

Se dobbiamo ritravasare i dati di tutto il contratto, andiamo nella sezione Contratto, rimuoviamo da extranet cliccando su Rimuovi da Extranet (vedi schermata sotto), effettuiamo le modifiche nella sezione prezzi e ritravasiamo (anche da stagionalità o da piani tariffari).

Se dobbiamo ritravasare i dati di una sola stagionalità, andiamo nella sezione Stagionalità, rimuoviamo da extranet cliccando su Rimuovi da Extranet solo per la stagionalità sulla quale dobbiamo lavorare (vedi schermata sotto), effettuiamo le modifiche nella sezione prezzi e ritravasiamo (sempre da stagionalità).

Se dobbiamo ritravasare i dati di un solo piano tariffario, andiamo nella sezione Camere, rimuoviamo da extranet cliccando su Rimuovi da Extranet solo per il piano tariffario sul quale dobbiamo lavorare (vedi schermata sotto), effettuiamo le modifiche nella sezione prezzi e ritravasiamo (sempre da piano tariffario).

Cosa può essere ritravasato su extranet senza sovrascrivere tutti i dati (prezzi base, disponibilità, minimum stay, ecc.):

Prezzi dei letti aggiuntivi

Qualora sia necessario ritravasare SOLO i prezzi dei letti aggiuntivi o travasarli per la prima volta se magari abbiamo aumentato l’occupazione massima di un determinato piano tariffario, possiamo farlo in qualunque momento perché questi dati non vanno a intaccare le altre condizioni.

In questo caso, procedere da piano tariffario rimuovendo da extranet solo la parte Extranet additional bed, effettuando le modifiche ai prezzi e ritravasando su extranet solo i letti aggiunti (vedi schermata sotto).

Se vuoi caricare un documento relativo al contratto su cui stai lavorando, clicca su Aggiungi e carica il file.