Il pannello richieste
Le richieste su Hubcore vengono visualizzata come nella seguente immagine.
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Ecco nel dettaglio il significato di tutti i simboli e le sezioni presenti sulla riga partendo da sinistra.
Nella prima sezione, si trova il numero progressivo delle richieste e simbolo che identifica la pratica come vista 
o da vedere 
.
Nella sezione Operatore è possibile assegnare la pratica a un operatore booking o vedere quale operatore l'ha presa in carico. Cliccando su Apri messaggi si possono consultare le email automatiche che è possibile inviare al fornitore e al cliente.
La prima parte, contrassegnata dalla H, è dedicata alla struttura ricettiva mentre, nella seconda parte, sono presenti le email che si possono inviare al cliente.
Cliccando su Invia Rich si può inviare una richiesta di disponibilità alla struttura ricettiva. Per i dettagli sulla comunicazione con il cliente, si rimanda all'articolo Le email automatiche da inviare al cliente.
La colonna ID Ordine (Id Richiesta) contiene gli id utili a identificare una specifica pratica.
La prima parte del codice alfanumerico è l'id ordine, la seconda parte, quella tra parentesi, è l'id richiesta.
Inoltre, è possibile visualizzare altre pratiche collegate (hotel o altro prodotto) che insieme costituiscono un fascicolo. Per unire delle pratiche che erano state inizialmente create come separate, è possibile utilizzare la funzione Collega Pratiche.
Se è presente questo simbolo 
significa che la pratica è stata ricalcolata da un operatore.
Attenzione: è possibile collegare solo pratiche che prevedono la stessa modalità di pagamento. Non è possibile collegare una pratica che prevede il pagamento anticipato in agenzia con una che prevede il pagamento in struttura.
Nella sezione Richiesta Pervenuta è possibile visualizzare la data in cui una richiesta è arrivata dal sito o creata dall’operatore booking direttamente su Hubcore.
Lo spazio dedicato al Cliente contiene il nome del cliente intestatario della pratica. Cliccando sul nome del cliente si può accedere all’anagrafica e, se necessario, modificarla mentre, cliccando sul simbolo evidenziato in verde,si ha accesso ai dati dei viaggiatori aggiuntivi (se presenti) o si ha la possibilità di aggiungerli.
Per aggiungere viaggiatori aggiuntivi hai a disposizione due modalità:
- Associa esistente: ti permette di recuperare dal sistema un viaggiatore già inserito
- Aggiungi : ti permette di creare un nuovo cliente viaggiatore da collegare a questa pratica.
N.B. Se in questa sezione vengono visualizzati due nomi cliente in azzurro, significa che il cliente viaggiatore è diverso dal cliente pagante (al quale andrà fatturata la prenotazione). Il cliente pagante è il primo in alto mentre il secondo è il cliente viaggiatore.
Nella colonna Prodotto sono riportate le informazioni su: display, nome del prodotto (Hotel, Villa o altro) e numero di camere, di adulti e di bambini.
Cliccando su Dettaglio Prodotto visualizzi il riepilogo della richiesta con informazioni sul cliente (nome, cognome, email e telefono), sul fornitore (nome, email, numeri di telefono), sulla richiesta (date, numero pax, camera/e, trattamento, offerte e totale).
Segue poi la sezione Data di arrivo - Data Partenza, quella che indica il Totale/Note e cioè il totale di vendita al cliente al netto di eventuali sconti applicati) e eventuali note (inserite dal cliente, inserite dall’operatore booking etc.) e quella dello Status.
Qui sono presenti le seguenti informazioni:
- stato di avanzamento della pratica all’interno di Hubcore che può essere: RICHIESTA, PAGATA se si trova in confermate o PRENOTAZIONE
- tipo di pagamento: FRAZIONATO se previsto acconto + saldo o INTERO)
- disponibilità del prodotto richiesto (prendiamo un hotel: Richiesta se la camera è su richiesta e dovrai quindi richiedere disponibilità al fornitore, Prenotazione se la camera è disponibile e quindi prenotabile).
Nella colonna Step successivo è possibile far avanzare di status la pratica (per esempio, incassando un pagamento), visualizzare il fascicolo e l’elenco delle transazioni.
Per trasformare la pratica da richiesta a pratica confermata o prenotata, è necessario cliccare su questo simbolo
. Qui si visualizza un breve riepilogo dell’anagrafica cliente e si può modificare il cliente pagante e viaggiatore cliccando sul simbolo evidenziato.
Salvando un pagamento, il sistema invia in automatico una mail di conferma al fornitore e al cliente ma si può anche disattivare questa funzione togliendo il flag da Invia Email Automatiche. Si potrà comunque inviare l’email a cliente e fornitore in qualsiasi momento utilizzando i messaggi automatici.
Qui si può anche attivare/disattivare il link di pagamento per il cliente (vedi articolo dedicato).
In conclusione, le ultime tre sezioni:
In Pagamento è possibile vedere la modalità di pagamento della pratica (Carta di credito, Bonifico, Loco, crediti welfare).
In Stato/Paese Lingua, grazie alla geolocalizzazione, è indicato il paese dal quale naviga il cliente (in caso di richiesta arrivata da sito) o il paese è presente nell’anagrafica cliente inserito dall'operatore booking. Qui, inoltre, è possibile modificare la lingua in cui la richiesta deve essere trattata.
In Operazioni, invece, sono raggruppate le icone per le operazioni possibili sulla pratica:
per modificare la pratica
per eliminare la pratica
per duplicare la pratica
per caricare documenti all'interno della pratica (quando ci sono documenti già caricati, il simbolo diventa verde)
per creare una nuova pratica per lo stesso cliente
Il pannello confermate
Nel pannello confermate è possibile consultare le pratiche per le quali è stato pagato un acconto e risultano quindi confermate. Rispetto al pannello Richieste ci sono alcune differenze, nello specifico nelle sezioni:
- Operatore
- Data prossimo Pagamento
- Status
- Step successivo
- Notifiche
Nella sezione Operatore i messaggi automatici sono diversi rispetto a quelli in Richieste perché, a questo punto, le esigenze di comunicazione con cliente e fornitore sono diverse. Infatti, in questo step si invia una conferma di prenotazione al fornitore, una conferma al cliente di ricezione acconto e, al momento del pagamento saldo, una mail di richiesta pagamento saldo al cliente.
Il messaggio Invia Conferma e Conferma Acconto sono quelli che vengono inviati automaticamente da Step successivo con la funzione invia email automatiche di cui abbiamo parlato in precedenza, ma puoi sempre inviare da qui le mail tutte le volte che vuoi (i numeri ti aiutano a capire se la mail è stata inviata e quante volte è stata inviata - posizionati sul numero per vedere data e orario di invio della mail).
In Data prossimo Pagamento e Status è possibile verificare la data del prossimo pagamento ovvero del saldo, lo status della pratica che ora è pagata e il riepilogo dei pagamenti. In verde, l'importo o gli importi (in caso di pagamento frazionato) sono gli acconti che risultano pagati, in giallo, invece, l’ultimo pagamento che il cliente dovrà effettuare, ovvero il saldo.
Per verificare velocemente data e orario della ricezione del pagamento posiziona il cursore dove evidenziato sotto.
Rispetto alla sezione Richieste, in Step successivo si possono vedere se ci sono importi da rimborsare in seguito a una cancellazione o se sono già stati effettuati dei rimborsi.
Da ultimo, la sezione Notifiche consente di verificare se la prenotazione è stata correttamente notificata dal channel manager o, in caso di struttura che non utilizza un channel manager, se il fornitore ha cliccato su link di presa visione presente nella mail di conferma della prenotazione in cui gli si chiede di confermare inserendo anche il nome dell’operatore.
Se invece del simbolo Notificato visto sopra, appare il simbolo 
significa che la prenotazione non è stata notificata alla struttura ricettiva per via di qualche problema.
Il pannello prenotazioni
Anche nel pannello prenotazioni, ci sono alcune differenze da considerare rispetto alle pratiche in richieste e confermate.
Iniziamo con la colonna Operatore che prevede sempre l’Invio Conferma al fornitore nel caso in cui la pratica richieda un unico pagamento (nel caso di pratica confermata che diventa prenotazione in seguito al saldo, il sistema non invia alcuna mail automatica al fornitore). I messaggi al cliente, invece, prevedono l’invio del voucher e la mail di sondaggio (per i dettagli, vedi articolo dedicato).
Il pannello prenotazioni consente, inoltre, di visualizzare un riepilogo di tutti i pagamenti del cliente con dettaglio di data, orario e modalità di pagamento cliccando sull'icona 
nella sezione Riassunto Pagamenti Ricevuti.
Altra particolarità di questo pannello è che le pratiche assumono un colore diverso in base a diversi parametri. Nell'immagine sotto, ecco la legenda evidenziata in verde.
I colori che possono assumere le pratiche sono:
- verde: significa che la sistemazione è disponibile secondo l’allotment/free sale impostato all’interno del contratto su Hubcore
- rosa: significa che la sistemazione è disponibile sulla base della disponibilità online (per esempio nel caso di channel manager o nel caso di prenotazione effettuata dal cliente direttamente da sito)
- rosso: significa che la pratica è stata cancellata
- celeste: significa che la pratica è accorpata ad altre pratiche (in questo caso tutte le pratiche collegate tra loro sono di questo colore)
- bianco: significa che occorre verificare la disponibilità del prodotto richiesto o che la pratica è stata modificata.
Le email automatiche da inviare al cliente
Per concludere la panoramica sulle tre sezioni del pannello Booking, è necessario un approfondimento sulle email automatiche che possono essere inviate in ogni fase.
Nel pannello richieste, esiste la possibilità di inviare 4 mail automatiche al cliente:
- Disponibile: email di preventivo al cliente in cui è presente anche il link di pagamento. Questa email può essere inviata dall’operatore Booking manualmente oppure (se previsto) dallo stesso hotel. In questo secondo caso, l’hotel riceve la mail di richiesta disponibilità e, nel caso in cui la sistemazione sia disponibile, può cliccare sul link presente nella mail di richiesta per inviare l’offerta direttamente al cliente (in questo caso, il nome dell’operatore sarà Booking.hotel)
- Non Disponibile: email utile a informare il cliente che la struttura che ha selezionato non è disponibile
- Sollecito Pagamento: email di reminder al cliente, che si può inviare qualche giorno dopo aver inviato l’offerta per verificare se il cliente sia ancora interessato a prenotare
- Richiesta acconto: email in cui si chiede al cliente di pagare l'acconto se è stato rilevato un tentativo di pagamento non concluso. Nell'email è presente il riepilogo dell’offerta e il link di pagamento per prenotare.
N.B. Le email sono sempre editabili.
Nel pannello confermate, è possibile inviare al cliente le seguenti comunicazioni:
- Conferma Acconto: email di conferma che contiene il riepilogo prenotazione e la conferma di ricezione dell’acconto. È presente anche il dettaglio dei pagamenti con importo pagato, importo da saldare e data saldo prevista. Questa email viene inviata in automatico dal sistema alla ricezione del pagamento ma è possibile inviarla di nuovo manualmente in caso di mancata ricezione
- Richiesta Saldo: email con cui si richiede al cliente di pagare il saldo. Contiene il link per il pagamento del saldo e viene inviata in automatico dal sistema ad intervalli cadenzati qualche giorno prima della data prevista per il saldo ma è possibile, comunque, inviarla manualmente se necessario.
Nel pannello prenotazioni, infine, è possibile inviare al cliente le seguenti email:
- Invia Voucher: email che contiene un link che permette di scaricare tutti i documenti presenti nel fascicolo (voucher struttura ricettiva, biglietti o carte di imbarco). Questa email parte in automatico una volta registrato il pagamento del saldo ma può essere inviata manualmente e più volte se serve
- Sondaggio: email con cui si chiede al cliente di lasciare un feedback/recensione sulla vacanza. L’email parte in automatico qualche giorno dopo il check-out ma, anche in questo caso, può essere inviata manualmente. Se per qualsiasi motivo, si preferisce che il cliente non riceva questa email è possibile disattivare l’automatismo cliccando su Sondaggio Automatico.
