Il volo

Cliccando sull’icona Volo appariranno i campi in cui aggiungere le informazioni relative alla tratta del volo con un menù a tendina.

Si specifica che, attualmente, la piattaforma Hubcore non si interfaccia direttamente con le compagnie aeree. Per questo motivo, non è possibile fare una ricerca di disponibilità e tariffe direttamente da Hubcore. La disponibilità e il costo dei biglietti si dovrà cercare autonomamente sul sito ufficiale della compagnia che ci interessa. Dopo aver preso tutte le informazioni, queste si potranno caricare sulla pratica in modalità manuale cliccando su Aggiungi volo manualmente in modo che tutto sia pronto per una puntuale informazione al cliente e per la fatturazione.

Inserendo il prezzo del biglietto e i diritti d’agenzia nell'area Prezzo Biglietto comparirà automaticamente il prezzo finale al cliente.

Compilati i campi in Dati Generici, si passa alle Note. Il funzionamento è lo stesso visto per le note sulle pratiche per cui occorre selezionare dal menù a tendina il reparto o la persona cui sono rivolte. Per aggiungere una nota clicca su Aggiungi nota.

Quando tutte le informazioni saranno state inserite, cliccare su Invia per salvare.

È importante selezionare come campo note Booking per il cliente in modo da essere certi che l’informazione sia integrata nella email di offerta. Nella nota è opportuno indicare la tipologia tariffaria, i servizi principali inclusi nel prezzo e, soprattutto, è molto importante scrivere che la tariffa proposta include i diritti di agenzia. Un esempio tipico può essere il seguente:

NOTA: Tariffa Standard Plus - 4x bagaglio a mano piccolo - 4x bagaglio in stiva da 20 kg - 4x posto pre assegnato - diritti d’agenzia inclusi.

È molto importante che, in relazione al volo (così come a tutti i servizi accessori, come navi o trasferimenti), il pagamento del servizio venga richiesto (e dunque registrato sull’offerta) come pagamento intero. A differenza della maggior parte degli hotel, infatti, non abbiamo una politica di cancellazione che permetta al cliente di cancellare entro una certa data senza penali. Normalmente, infatti, si tende a scegliere le tariffe aeree più scontate, che sono quindi, nella maggior parte dei casi, non rimborsabili.
Se per la parte hotel, per rendere l'offerta più appetibile e invogliare il cliente alla conferma, si può richiedere solo un acconto (finché le politiche di cancellazione permettono di annullare senza penali), con il volo meglio non correre rischi e chiedere sempre al cliente il pagamento intero del servizio al fine di procedere immediatamente con l’emissione dei biglietti (come si farebbe in una normale prenotazione online direttamente dal sito della compagnia aerea o in un’agenzia di viaggi tradizionale). Per esempio, qualora l’offerta consista in € 5.000 per la parte hotel e € 1.000,00 per i voli, il cliente pagherà, si suppone, il 20% come acconto hotel (ovvero € 1.000,00) più il totale dei biglietti aerei. Pagherà dunque (in fase di acconto) € 2.000,00 in tutto.

Una volta inserito il volo, il servizio apparirà all’interno del fascicolo come segue:

Per inviare la proposta di un pacchetto Hotel + Volo al cliente, occorre cliccare sull'email Disponibile che conterrà tutte le informazioni relative al volo, note incluse, come segue:

In caso di conferma e pagamento da parte del cliente, la prima cosa da fare è emettere i biglietti aerei. Una volta emessi, registrato il pagamento e passata la pratica in Confermate o Prenotazioni (in generale la pratica VOLO si troverà in Prenotazioni in quanto il pagamento del servizio è intero), si dovrà provvedere a registrare i biglietti nel fascicolo e allegare i documenti al fascicolo.
È importante distinguere quale copia del biglietto sia destinata al cliente e quale debba essere archiviata nella pratica in favore della nostra contabilità. Il biglietto (creato in formato PDF) sarà pressoché lo stesso, ma dobbiamo assicuraci che nella copia cliente non sia menzionato il prezzo di acquisto (da parte dell’agenzia), in quanto il prezzo del ticket che ha pagato il cliente è stato maggiorato con l’aggiunta di diritti agenzia, mentre nella copia rivolta alla nostra contabilità, dobbiamo viceversa assicurarci che il costo sia indicato per poter essere contabilizzato. Al fine di allegare il biglietto al fascicolo, dopo che la pratica è stata confermata e pagata dal cliente, occorre individuare la stringa del volo sul pannello prenotazioni e caricare i documenti.

Cliccando su Upload si aprirà la pagina preposta all’inserimento di file esterni nel fascicolo e si potranno caricare tutti i file necessari. Si potrà scegliere, dopo avere selezionato e allegato il file, se questo debba essere visibile e scaricabile solo al cliente o solo alla tua contabilità (tramite menù a tendina):

A questo punto, serve registrare il ticket all’interno del fascicolo.
Per aprire un fascicolo, individuare la stringa della pratica nella pagina Confermate (o Prenotazioni) e cliccare sul bottone Vai al fascicolo. Raggiungere sezione relativa al volo e clicca su Modifica per inserire i dati mancanti del volo: Codice PNR, Operativo Volo e Numero Biglietto.

Dopo aver salvato la modifica, tornare al fascicolo, nella sezione del volo, e inserisci la data di emissione biglietto, e quindi clicca su Emesso Sì (il bottone diventa verde).

Se si deve emettere anche la carta di imbarco, seguire le stesse procedure, allegando il documento al fascicolo con la stessa modalità usata per allegare il biglietto. Inserire all’interno del fascicolo la data di emissione della carta di imbarco e clicca su Emessa Sì.

La nave

Per aggiungere la prenotazione di biglietti nave a un fascicolo, si clicca sull'icona evidenziata sotto.

Hubcore richiama dalla richiesta hotel i seguenti dati: data, numero di adulti, numero e età di bambini. Sarà sufficiente selezionare dal menù a tendina la tratta per l’andata e in automatico il sistema seleziona la tratta inversa per il ritorno (puoi comunque modificarla se serve).
Per quotare un biglietto di sola andata clicca sul simbolo evidenziato.

N.B. Hubcore, sulla base delle date di check-in/out, ti suggerisce per l’andata i traghetti della sera precedente e della giornata del check-in mentre per il ritorno ti suggerisce i traghetti disponibili dell’intera giornata.

Per completare il preventivo del traghetto devi inserire i seguenti dati mancanti sia nella tratta di andata e in quella del ritorno:

• selezionare flag residente se il cliente ha diritto alla scontistica nativi/residenti
• presenza di un animale (indicare il numero)
• sistemazione : ponte, poltrona o altro
• tipologia veicolo (se presente) e dimensioni (lunghezza e altezza) e anche la targa se già la conosci altrimenti sarà un dato obbligatorio che il cliente dovrà completare in fase di pagamento. Nota: è possibile inserire un solo veicolo per ciascun biglietto. In caso di 2 veicoli è necessario caricare sul fascicolo due biglietti distinti.

Una volta inserite le informazioni clicca su Calcola Quotazioni e seleziona la tariffa che vuoi offrire.

Se necessario, come per il volo, è possibile inserire delle note e, in seguito, per salvare il preventivo, cliccare su Invia.

N.B. Anche per la nave (così come per tutti i servizi accessori, come volo o trasferimenti) il pagamento del servizio deve essere richiesto (e dunque registrato sull’offerta) come pagamento intero.

Il transfer e l'assicurazione

Altri due servizi frequentemente inclusi nei pacchetti sono i trasferimenti e l'assicurazione di viaggio.

Per aggiungere il transfer, come già visto per volo e nave, è necessario cliccare sull'icona evidenziata sotto all'interno del fascicolo.

Hubcore inserisce in automatico (attingendo dalle informazioni dell’offerta Hotel) le date, la destinazione (ovvero la località dove è ubicato l’hotel), il pick-up site (il nome dell’hotel) e il numero di adulti e bambini. Sarà sufficiente selezionare dal menù a tendina l’origine, ovvero la località di partenza, l’orario e, nel caso di offerta per un trasferimento andata e ritorno, flaggare il box specifico.

Il campo Numero Volo può essere compilato subito o in un secondo momento.
Cliccando su Calcola Preventivo e apparirà una lista di risultati e si potrà scegliere il mezzo da proporre.

Come per tutti gli altri servizi, selezionare 1 solo pagamento, inserire eventuali note e, importante, le politiche di cancellazione. Per salvare il preventivo, cliccare su Invia.

Per aggiungere l'assicurazione di viaggio, l'icona da cliccare è quella evidenziata sotto.

La polizza assicurativa copre tutti i servizi che il cliente prenota e, per questo motivo, va aggiunta al fascicolo per ultima.
Hubcore genera automaticamente l’importo dell’assicurazione facendo un calcolo sul totale dei servizi presenti nel fascicolo.

N.B. ogni volta che il fascicolo viene ricalcolato, con conseguente modifica degli importi dei servizi, anche di pochi centesimi, l’assicurazione deve sempre essere ricalcolata.