Pratica e dati struttura

La prima sezione da compilare è Pratica. Qui vanno inseriti i dati relativi al cliente e va selezionato il display al quale appartiene l’hotel che vuoi offrire. Se il cliente è già presente tra le schede anagrafiche del sistema, scrivendo un dato utile (ad es. Cognome o Email) il sistema richiamerà la scheda di riferimento. Se si tratta di un nuovo cliente, invece, occorre cliccare sul bottone Nuovo Cliente e seguire la procedura (vedi capitolo dedicato).

Segue la sezione Dati Struttura in cui è necessario indicare: nome Struttura, Data Arrivo, Data Partenza e numero di camere da offrire al cliente. È presente anche il campo codice Coupon non che non è obbligatorio ma richiama (se presenti) degli sconti particolari.
Dopo aver inserito il numero delle camere, la finestra Dati Struttura si espande e appaiono i campi dedicati alla camera. A questo punto occorre scegliere il tipo di trattamento (ad esempio Bed & Breakfast, Mezza Pensione ecc) e specificare il numero di adulti e il numero e l'età dei bambini per cui si sta creando l'offerta. Il numero di persone e l'età dei bambini (se presenti) è un dato obbligatorio mentre se non si seleziona alcun trattamento specifico, il sistema proporrà tutti i trattamenti disponibili.

A questo punto non resta che cliccare su Calcola Preventivo  per ottenere la tariffa da offrire al cliente.
Cliccando su questo tasto, Hubcore richiama il contratto già inserito e calcola automaticamente l’importo da pagare per la tipologia di camera selezionata in quello specifico periodo e secondo il numero di persone indicato. Il sistema caricherà tutte le soluzioni che rispondono ai campi di ricerca compilati.
Se hai selezionato più camere, il sistema caricherà prima tutte le soluzioni per la Camera 1, poi per la Camera 2 eccetera.

Per ogni camera, vengono indicate tutte le tipologie inserite sul sistema (con il nome della tipologia in evidenza nella striscia azzurra) e, per ogni tipologia di camera, vengono indicate tutte le tipologie tariffarie presenti nel sistema (per esempio: tariffa rimborsabile, tariffa non rimborsabile ecc.).

Le camere risultati potrebbero essere Disponibili o Su Richiesta a seconda del contratto inserito. Il sistema ti indicherà quali camere sono immediatamente prenotabili e quali richiedono invece una richiesta di disponibilità all’hotel (via telefono o email).
La differenza tra camere Disponibili e Su Richiesta salta all’occhio in quanto il bottone con il simbolo del calendario sarà verde nel primo caso e giallo nel secondo.

Inoltre, posizionandosi sul simbolo del calendario, è possibile consultare la disponibilità di ciascun giorno all’interno del periodo selezionato. Questa funzione è molto utile per esempio per poter offrire al cliente delle date alternative (nell’arco di tempo richiesto) in cui la camera desiderata è disponibile.

Attenzione: nel caso in cui tu abbia selezionato più camere, tutte apparentemente disponibili in quanto caratterizzate dal colore verde, dovrai fare attenzione perché potrebbero non essere disponibili più unità della stessa categoria anche se il sistema le mostra tutte disponibili e contrassegnate in verde. In questo caso, una volta salvata l’offerta, la stringa nella sezione richieste sarà bianca e non verde (proprio perché alcune delle camere selezionate non sono disponibili). Apparirà, quindi, la scritta Richiesta.

Attiva sconto

Una volta selezionata la camera desiderata (o le camere), è possibile (se autorizzato dalla direzione o dipartimento commerciale) attivare uno sconto.

È importante notare che tale sconto sarà calcolato sulla tariffa lorda di vendita e non andrà a modificare l’importo netto da pagare alla struttura. In altre parole, la percentuale di sconto applicata al cliente proviene dalle nostre commissioni di vendita. Si tratta, quindi, di un omaggio che l’agenzia fa al cliente sacrificando parte del proprio guadagno.
Lo sconto può essere inserito in percentuale o scrivendo direttamente l’importo specifico da scontare.

Come si evince dalla schermata di seguito, inserendo 3 come percentuale da scontare, il sistema calcola automaticamente l’importo numerico da sottrarre e esegue la differenza nel campo del Totale in basso.

N.B. Il nome dello sconto è modificabile secondo necessità.

Dati generici e note

Nella sezione Dati Generici vanno inseriti una serie di dati importanti per l'azienda e per la gestione della pratica.

Innanzitutto è necessario inserire la data di creazione della pratica (campo Richiesta Pervenuta) e il tipo di canale da cui è arrivata la richiesta (campo Tipo Rich.) selezionando dal menù a tendina una delle opzioni disponibili. Questi sono due dati potenzialmente rilevanti ai fini commerciali.

Altro dato molto importante è quello del numero dei pagamenti. A seconda di vari fattori (tipologia di contratto, penali di cancellazione, tipologia di pagamento all’hotel ecc.) può essere utile dividere il pagamento in acconto e saldo. Se tale scelta è stata selezionata a livello contrattuale, appariranno direttamente i due pagamenti, calcolati secondo le percentuali indicate (ad es. 20% acconto e 80% saldo). Se lo ritieni opportuno tuttavia, puoi modificare il numero dei pagamenti e i relativi importi purché il totale di questi corrisponda all’importo totale della pratica.

L’ultima sezione da compilare per completare la procedura Richiesta Struttura sono le Note. È una sezione particolarmente importante in quanto permette di fissare dei promemoria rilevanti e di scegliere il canale cui sono rivolti (per cui appariranno nella sezione rivolta al canale interessato). Nello specifico, le note possono essere inserite a:

• Booking: note inserite dall’operatore booking visibili soltanto su Hubcore, non appaiono in nessuna mail automatica
• Cliente: note inserite dal cliente in fase di richiesta o di prenotazione, visualizzabili sia su Hubcore sia dal fornitore nelle mail automatiche
• Struttura: note inserite dall’operatore booking visibili solo nella mail automatica al fornitore (non in quella al cliente)
• Amministrazione: note inserite dall’operatore booking per fini di comunicazione interna con la propria amministrazione
• Tariffa: note inserite dall’operatore booking relative alla tariffa proposta, non appaiono in nessuna mail automatica
• Struttura per il Cliente: note inserite dalla struttura per lasciare un messaggio al cliente. Note visibili su Hubcore e nella mail automatica al cliente
• Booking per il Cliente: note inserite dall’operatore booking visibili nella mail automatica al cliente
• Voucher: note inserite dall’operatore booking che appaiono sul voucher che il cliente riceverà dopo il pagamento del saldo
• Pacchetti turistici: note relative al prodotto Pacchetto, visibili su Hubcore e nella mail automatica al cliente e al fornitore

Questa era l'ultima sezione della procedura Richiesta Struttura. Per creare la pratica è sufficiente creare su Invia a fondo pagina.
Una volta terminata la creazione della pratica, per inviare la proposta al cliente o la richiesta di disponibilità al fornitore andare nella sezione messaggi automatici.

Ignora restrizioni

Quando si crea una nuova pratica partendo da Richiesta Struttura, potrebbe essere necessario disattivare le restrizioni impostate da contratto che ti impediscono di avere dei risultati per quella specifica struttura, in quelle date.
Cliccando sul simbolo evidenziato, con la funzione Ignora Restrizioni, puoi scegliere:

• Ignora Min-Stay
• Ignora Max-Stay
• Ignora Giorno di Ingresso
• Ignora Giorno di Uscita
• Ignora Giorni di Release
• Ignora Stop-Sale
• Ignora Disponibilità
• Ignora Blocco Camera (LastMinute/AdvanceBooking)
• Ignora Deadline Rate

È utile, per esempio, se il fornitore ti conferma eccezionalmente la disponibilità anche se è presente uno stop sale o un minimo di notti, oppure se tu vuoi chiedere disponibilità per giorni diversi di check-in/check-out o per un numero di notti inferiore rispetto a quelle consentite. Puoi selezionare tutti o solo alcuni parametri da disattivare.

Modalità e link di pagamento

Una volta creata la pratica, questa è associata a uno specifico link di pagamento che consente al cliente di pagare online e quindi confermare la prenotazione dell'offerta ricevuta. 
Questo link di pagamento può essere attivato o disattivato dall'operatore booking che può addirittura impostare una scadenza per lo stesso.
Per fare questo è necessario andare alla sezione Step successivo della pratica.

Ovviamente questa non è l'unica modalità di pagamento consentita con Hubcore. Il cliente ha, infatti, la possibilità di pagare attraverso diverse modalità:

• carta di credito: nella mail di offerta il cliente trova il link di pagamento di cui sopra per pagare con carta di credito
• bonifico: nella mail di offerta il cliente trova le coordinate bancarie per poter effettuare un bonifico bancario
• in loco: quando è previsto il pagamento in loco, il cliente deve inserire i dati della carta di credito a garanzia della sua prenotazione e sarà la struttura stessa che provvederà all’addebito secondo le modalità previste e/o la sua politica di cancellazione. Nella mail di offerta il cliente trova un link per inserire i dettagli della carta di credito e la struttura deve recuperare/salvare i dati della carta di credito del cliente dalla propria extranet entro 48 ore (questi passaggi sono esplicitati nella mail di conferma al cliente e nella mail di conferma al fornitore).
• crediti welfare: il cliente che dispone di crediti welfare aziendali può utilizzarli per pagare la vacanza se questi sono sufficienti a coprire l’intero importo e se la piattaforma welfare è affiliata con la tua azienda.

Duplicazione e modifica dell'offerta

Il tasto di duplicazione dell’offerta ti permette di creare una copia identica di una pratica esistente.
Dalla sezione Richieste del pannello Booking, è possibile duplicare una pratica cliccando sull'icona evidenziata sotto:

Questa operazione può essere molto utile, ad esempio, nel caso in cui si vogliano inviare a un cliente più offerte per diverse tipologie di camera nello stesso hotel. Dopo avere creato un’offerta, cliccando sull'icona duplica, otteniamo un’altra offerta identica. A questo punto, basterà modificarla sostituendo la tipologia di camera e inviarla al cliente. 

Per modificare un'offerta già esistente occorre cliccare sull'icona della matita nella stessa sezione in cui si trova l'icona duplica vista sopra.
A questo punto ti troverai all’interno dell’offerta in modalità di sola visualizzazione e si deve scegliere se effettuare la modifica in modalità automatica cliccando su Modifica Preventivo o in modalità manuale cliccando su Modifica Preventivo Manualmente.

Cliccando su Modifica Preventivo, si riparte sostanzialmente da zero e si potrà ripetere la quotazione dell’hotel cambiando qualsiasi parametro (a parte la struttura ricettiva). La quotazione verrà nuovamente fatta in automatico dal sistema, che andrà a pescare la tariffa attuale dal contratto inserito o dal Channel Manager. Questa modalità di modifica può essere utile, ad esempio, anche nel caso in cui un cliente abbia ricevuto un’offerta da diversi giorni e chieda di verificare se la stessa sia ancora disponibile e se la tariffa sia rimasta invariata.

Cliccando su Modifica Preventivo Manualmente, ci si trova in tutt’altra situazione, in quanto è l'operatore booking a dover dire al sistema quali importi inserire. Con questa modalità, infatti, il sistema si stacca completamente dal contratto inserito e siamo noi a dover compilare tutti i campi ex novo. Questa modalità di modifica può servire, per esempio, nel caso in cui una struttura ricettiva ci consenta di utilizzare una tariffa scontata extra contratto. Utilizzando la modifica manuale, l’operatore deve avere massima cautela nell’inserimento delle tariffe che, in questa sede, non verranno prodotte dal sistema attraverso l’elaborazione dei contratti inseriti. Qualora la tariffa in vendita presentasse degli sconti particolari (promossi dall’hotel) nel riportare la tariffa aggiornata, dovrai accuratamente riportare (manualmente) la natura della scontistica e l’importo esatto scontato dalla tariffa ufficiale.

Ricerca pratiche su Hubcore

Si può cercare una pratica che è stata già creata su Hubcore in base a diversi parametri cliccando su Ricerca. Per una ricerca il più precisa possibile si possono selezionare anche più criteri contemporaneamente.

La ricerca nella sezione Richieste può avvenire per:

• Display 
• Cliente (digitando nome e/o cognome, il completamento automatico mostrerà la lista di clienti corrispondenti tra cui scegliere)
• Operatore
• Data di arrivo (si può ricercare un intervallo di date dal - al)
• Vista (le pratiche Da Vedere sono quelle da evadere/archiviare come evase, quelle Già Viste sono le pratiche già archiviate. Selezionando Tutti si visualizzano entrambe)

Tipo Richiesta (si può selezionare o deselezionare ciascun prodotto del menù)

Prodotto (filtra in base al nome della struttura - il sistema suggerisce in automatico dei nomi con l'autocompletamento) 

• ID Ordine
• ID richiesta
• Priorità Richiesta
• Campo e Verso Ordinamento (crescente o decrescente)

• Request Cancellate (permette di cercare solo richieste cancellate, solo NON cancellate o Tutte)

La ricerca nella sezione Confermate e Prenotazioni prevede ulteriori filtri che permettono di fare una ricerca per data di incasso, per pratiche rimborsate/da rimborsare o in base all’emissione di biglietteria aerea e navale, all’emissione dell’assicurazione o all’emissione delle carte di imbarco di un volo.