Controllo conferme
Quando il cliente ha pagato l’acconto (o il totale) dell’offerta, la pratica diventa Confermata (o Prenotazione) e si sposta automaticamente dal pannello richieste al pannello confermate (o Prenotazioni). Tutte le pratiche appariranno nel nuovo pannello come pratiche da vedere (contrassegnate dal simbolo rosso all'inizio della stringa).
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A questo punto, il primo task per l’operatore di Back Office sarà quello di verificare (ad esempio via email) se la prenotazione sia stata correttamente ricevuta dall’hotel. Accertato questo, si potrà vedere la pratica (ovvero cliccare su .png?width=26&height=28&name=da-vedere-1%20(1).png){kind=small}
che diventerà .png?width=28&height=30&name=vista-1%20(1).png){kind=small}
) e la pratica non verrà più mostrata in apertura della pagina Confermate. La stessa procedura si fa sulla pagina Prenotazioni, in relazione alle prenotazione effettuate con unico pagamento (Pagamento Intero). Le pratiche passate da Conferme a Prenotazioni (una volta che sia stato pagato il saldo) possono essere viste automaticamente in quanto possiamo dare per scontato che la verifica della prenotazione con la struttura/fornitore sia stata fatta al momento del pagamento dell’acconto. Tali pratiche si riconoscono perché riportano nella stringa, la scritta (pagamento) FRAZIONATO.
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Modifica della prenotazione
Per le modifiche delle prenotazioni si applica la stessa procedura spiegata nel capitolo Duplicazione e Modifica dell’Offerta. Nel caso in oggetto, però, si dovrà anche fare attenzione alla gestione dei pagamenti già effettuati.
Qualora fosse necessario aggiungere manualmente un pagamento dovrai cliccare sull'icona Step successivo posizionata nella parte destra della stringa.
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Si aprirà dunque la finestra relativa a tutti i pagamenti, in entrata e in uscita (eventuali rimborsi).
A questo punto si dovranno compilare tutti i campi richiesti (Data Pagamento, Canale Pagamento, Totale Pagato). Qualora la pratica facesse parte di un fascicolo con più elementi, è possibile cliccare su Spilt Pagamento Manuale e si apriranno tante finestre quanti sono i servizi facenti parte del pacchetto: es. hotel, nave, assicurazione ecc. e ,in ogni finestra, si deve inserire l’importo esatto di ciascun servizio (il sistema farà una verifica automatica per accertarsi che la somma degli importi dei singoli servizi sia l’importo intero, inserito sopra).
Cancellazione della prenotazione
Qualora il cliente voglia cancellare una prenotazione già confermata, la prima cosa da fare sarà controllare se siano previste penali di annullamento.
Fatto questo, si dovrà comunicare la cancellazione alla struttura. Qualora tra le email preimpostate non ce ne fosse una dedicata specificamente alla cancellazione, potrai utilizzare la email chiamata Invio Conferma cambiando l’oggetto e il contenuto del messaggio manualmente.
N.B. È importante che qualsiasi operazione da fare sulla pratica (incluse le comunicazioni e le note) venga fatta prima della cancellazione, in quanto dopo non sarà più possibile effettuare qualsiasi aggiunta o modifica.
Una volta fatta la comunicazione alla struttura, potrai procedere alla cancellazione, cliccando sull’icona del cestino in fondo alla stringa
A questo punto il sistema ti chiederà se siano previste penali: qualora non ve ne fossero, potrai procedere all’annullamento. In caso ci siano penali dovrai aggiungere la percentuale di penale o l’importo esatto nei campi preposti come mostrato di seguito.
Una volta scelta e inserita la cancellazione, dovrai aprire la finestra dei pagamenti (Step successivo) e inserire il rimborso, specificando se tale operazione verrà fatta tramite carta di credito o via bonifico.
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Rimborso su conto provvisorio
A questo punto, è importante sapere che, nel modificare o cancellare una pratica, può capitare che sia necessario spostare un pagamento da una pratica a un’altra. Ad esempio, se un cliente cancella una prenotazione, senza che siano previste penali, e vuole utilizzare il pagamento per confermare una prenotazione in un’altra struttura, dovrai per prima cosa procedere alla cancellazione della vecchia pratica e alla creazione di quella nuova. A questo punto apri la finestra dei pagamenti (da Step Successivo) sulla stringa della pratica cancellata e fai il rimborso del pagamento effettuato, scegliendo come Canale Pagamento Conto Provvisorio.
Fatto questo, potrai andare sulla nuova pratica, aprire la finestra dei pagamenti e inserire la transazione per il medesimo importo, utilizzando sempre il canale Conto Provvisorio.
Modifica dei biglietti nave
Il servizio nave, all’interno del fascicolo, come tutti i servizi, può essere modificato mediante il tasto Edit nella pagina Richieste o Prenotazioni o il tasto Modifica all’interno del fascicolo.
La modifica dei biglietti navali può creare un piccolo corto circuito, dal punto di vista contabile, in quanto il biglietto in sé non viene effettivamente modificato, ma la compagnia navale cancella quello esistente e ne emette uno nuovo, con un’altra numerazione.
Nel caso in cui, al fine di far quadrare meglio la gestione contabile della biglietteria navale, dovesse essere necessario tenere traccia di tutti i biglietti emessi per una data pratica, potrai percorrere una via alternativa alla semplice modifica. In sostanza, dovrai compiere le seguenti operazioni:
- cancellare il biglietto esistente
- effettuare un rimborso su conto provvisorio di importo pari al biglietto cancellato
- inserire il nuovo biglietto nel fascicolo; inserire il relativo pagamento da conto provvisorio (avendo cura di indicare, attraverso il bottone Split Pagamento Manuale, che il pagamento interessa unicamente la nave)
- poiché i servizi cancellati non possono avere allegati, dovrai aver cura di allegare nel nuovo servizio creato, sia i biglietti nuovi che quelli annullati (chiaramente selezionando dal menù a tendina solamente Documento per Agenzia), affinché ci sia traccia di tutta la history del biglietto (ti consigliamo di salvare i vecchi biglietti in una cartella nel PC in quanto, dopo la cancellazione, non saranno più visibili, salvo modifiche migliorative del sistema).
Nel caso appena citato, il biglietto nuovo dovrà essere emesso a mano dalla biglietteria.
Una volta prenotata, la nave non viene infatti mai modificata via GDS, ma via canale diretto con la compagnia. Infatti, una volta che la nave è confermata, ogni modifica non richiama più il GDS ed è solamente una modifica manuale sui dati.
Verifica dei saldi
Nella sezione Confermate sono archiviate tutte le prenotazioni in attesa di saldo.
Il termine ultimo per il pagamento del saldo è facilmente visibile da pannello.
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Hubcore permette di settare una serie di email automatiche che vengono mandate dal sistema al cliente, una volta che manca un determinato numero di giorni al termine ultimo del saldo, per ricordargli che deve procedere al pagamento.
È opportuno, a cadenza regolare e possibilmente ogni giorno, fare una verifica di tutti i saldi previsti nei giorni immediatamente successivi. Si consiglia la seguente modalità di ricerca:
- Campo Ordinamento: Data Prossimo pagamento
- Request Cancellate: Solo non Cancellate
- Vista Tutti
- Verso Ordinamento: Crescente
Il risultato della query sarà un elenco delle prenotazioni in attesa di saldo, ordinate proprio in base alla data saldo. Chiaramente dovrai prestare la massima attenzione alle prenotazioni per cui la Data Saldo è già passata. In questo caso è auspicabile chiamare il cliente per telefono, perché c’è una buona probabilità che non abbia visto (o ricevuto) le email di sollecito al pagamento.
Inserimento bonifici
Hubcore è strutturato per registrare molteplici forme di pagamento.
Nel caso di prenotazione hotel le due modalità utilizzate per la maggiore sono Carta di Credito e Bonifico.
Nel primo caso, il sistema aggiornerà in automatico lo status della pratica e manderà le dovute email di conferma sia al fornitore che al cliente. Il pagamento tramite Bonifico richiede, invece, l’intervento dell’operatore. Per accedere al pagamento con bonifico, si utilizza il bottone Step successivo.
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Nella finestra di pagamento che si aprirà, impostare Bonifico come Canale Pagamento. Automaticamente apparirà la finestra di Data Incasso.
La possibilità di dividere la Data Pagamento dalla Data Incasso nasce dalla (eventuale) necessità di mandare in conferma la pratica quando il cliente invia una copia contabile attendibile. Se si preferisce, quindi, non attendere l'effettivo incasso (in genere 24 ore dopo l’emissione), si può registrare la prenotazione inserendo unicamente la Data Pagamento (dove andrai a mettere ad esempio la data di oggi). Inserito tale dato la prenotazione verrà registrata dal channel dell’hotel, o comunque verrà inviata automaticamente la conferma di prenotazione sia alla struttura che al cliente (se volessi impedire tale invio automatico basterà togliere la spunta da Invia Email Automatiche. Quando poi, l’indomani, la tua banca avrà registrato l’effettivo incasso, potrai nuovamente aprire la finestra di pagamento e inserire la Data Incasso.