Configurazione e-mail automatiche da inviare a clienti e fornitori

La configurazione delle e-mail automatiche che vengono inviate dal sistema a clienti e fornitori può essere gestita in autonomia dalla schermata iniziale di Hubcore.

Queste email possono essere di due tipi, quelle relative a comunicazioni generali, ad esempio la richiesta di pagamento di un acconto per confermare una prenotazione o la comunicare al fornitore dell’avvenuta vendita di un servizio, e quelle invece relative alla trasmissione al cliente del voucher di viaggio una volta che la prenotazione viene saldata.

Entrambe le tipologie di comunicazione sono costituite da una cornice, il “Layout Messaggi”, e un corpo dell’email, inserito all’interno del layout e distinto tra la prima tipologia di comunicazione, “Template Email”, e la seconda tipologia, “Template Voucher”. È importante, perciò, avere a disposizione sempre almeno due layouts, uno per la prima tipologia di comunicazioni e uno per la seconda.

Vediamo come procedere.

Una volta effettuato l’accesso ad Hubcore con le nostre credenziali, cliccare sull’icona della chiave inglese (1), quindi su Email/Voucher (2), e da qui selezionare, in base a ciò che vogliamo configurare/modificare, una delle 3 sezioni disponibili tra Layout Messaggi (3.a), Template Email (3.b) e Template Voucher (3.c)



Vediamo ora nel dettaglio ciascuna delle 3 sezioni

3.a – Layout Messaggi



In questa sezione vengono gestiti i Layout da utilizzare nelle diverse e-mail.
 

Il layout rappresenta la “cornice” dell’e-mail, che può includere il logo dell’azienda, eventuali riferimenti/contatti, banner pubblicitari e quant’altro. 

Si può decidere di creare un Layout uguale per tutte le comunicazioni, oppure differenziare a seconda del servizio o della funzione della mail.  

Nella sezione Layout troverete alcuni layout di default, che possono essere personalizzati.
 

È stato creato il layout “Principale – Email”, associato alla maggior parte delle e-mail automatiche (questa impostazione può essere personalizzata)

Se si utilizzano dei voucher da inviare al cliente per i servizi che acquista, si può creare un Layout Voucher specifico, da associare a un template “Voucher”, in modo che questo documento si differenzi dalle altre e-mail, sia a livello grafico che contenutistico. 

Il Voucher può essere uguale per tutti i prodotti, o personalizzato per singolo prodotto, a seconda di quanti layout voucher vengono creati. 

Da questa sezione possiamo:

- effettuare una ricerca per nome del layout o per display collegato (inserendo il parametro che vogliamo cercare e cliccando su “Invia”)
- aggiungere un nuovo layout, cliccando su “Operazioni” e quindi sul “+” in verde in corrispondenza di ”Layout Messaggio”
- duplicare un layout già esistente, cliccando sull’icona delle due pagine in viola sovrapposte (funzione è disponibile anche in “Template Voucher)
- modificare un layout, cliccando sull’icona della matita blu sulla destra in corrispondenza del layout che vogliamo modificare

Abbiamo inserito alcuni layouts di default che possono essere personalizzati, vediamo, quindi, come procedere alla modifica

Cliccando sull’icona della matita blu per modificare il voucher, possiamo:

Dalla sezione “Dati generici”
- modificare il nome del layout
- modificare/aggiungere il/i displays associati



Dalla sezione “Configurazione Layout”
- inserire il logo
- inserire i dati dell’azienda
- altre personalizzazioni secondo le esigenze

 

3.b - Template E-mail

In questa schermata sono presenti delle e-mail di default, che possono essere personalizzate

Da qui è possibile effettuare una ricerca di specifici templates impostando i filtri presenti nel box “Ricerca”, mentre, nella lista di templates subito sotto i campi visualizzati sono:

ID: identificativo dell’e-mail 
Label / Textual ID: spiega in poche parole lo scopo dell’e-mail e a chi viene inviata. 
Display: il display di riferimento /in caso di più display, ciascun Display dovrà avere layout messaggi e template e-mail/voucher specifici per quel Display. 
Mittente: Il mittente che volete appaia nelle comunicazioni 
Destinatario CC: è un destinatario in copia nascosta, se decidete di impostarne uno 
Oggetto: l’oggetto dell’e-mail in questione (Attraverso questi campi è possibile anche effettuare ricerche di e-mail template specifici)
NB: mittente e destinatario possono essere impostati a monte da Hubcore, in maniera massiva su tutte le e-mail

Cliccando sull’icona della matita blu, possiamo modificare il nostro e-mail template (è possibile anche eliminare un template cliccando sull’icona del cestino); si aprirà una pagina con quattro sotto-tabs, i campi sono:

Dati Generici, dove troviamo:

- L’associazione del Layout (modificabile) 
- Spunta: pubblicato o non pubblicato 
- Label e Textual ID: Etichette che identificano in maniera univoca quel template.  
- Tipo Prenotazione: l/e tipologie di prenotazione/i che riceveranno quella comunicazione (nell’esempio sotto, solo le prenotazioni di tipo “Struttura” riceveranno quella specifica comunicazione)

 

Configurazione Template: 

Qui viene indicato il mittente e vengono inseriti gli indirizzi e-mail del destinatario principale e dei destinatari in copia

 

Oggetto:

In questa sezione possiamo compilare il subject, l’argomento del nostro messaggio (anche con l’aiuto dei placeholders di cui parleremo più avanti)

 

Testo:

Anche in questa sezione, sono state caricate delle e-mail di default che possono essere personalizzate. 

Per agevolare la stesura delle e-mail, è stata stilata una lista di placeholders, corrispondenti ai dati che vengono maggiormente utilizzati e che vengono recuperati da diverse sezioni di Hubcore. 

A titolo di esempio: 

$BOS_FIRST_NAME e $BOS_LAST_NAME si riferiscono rispettivamente a nome e al cognome del cliente, e possono essere inseriti selezionando dalla lista dei placeholders la voce “Cliente” e successivamente “Nome” e poi “Cognome”. Questi dati vengono recuperati dalla prenotazione in oggetto (così come altri dati del cliente, come e-mail, telefono, etc…)

Altri dati vengono, invece, recuperati dalla sezione Display (es. Nome Display, e-mail booking, etc) e li sceglieremo cliccando il placeholder “Display” e selezionando le informazioni del display che vogliamo vengano recuperate dal placeholder e inserite nella nostra e-mail

 

3.c - Template Voucher

In questa sezione vengono inseriti i testi relativi ai voucher, associati al Layout Voucher, e ricercabili tramite i filtri proposti (come per i Template Email); è possibile modificare i template esistenti (sono stati creati dei Template Voucher di default che possono essere personalizzati) e crearne di nuovi (ad esempio, un template specifico per ogni tipologia di prodotto)



Per iniziare la modifica clicchiamo sull’ icona della matita blu per aprire la sezione relativa alle impostazioni generali del messaggio; da qui potremo inserire la spunta su “Pubblicato” per rendere il messaggio effettivamente disponibile nei flussi di comunicazione, l’etichetta per individuarlo nella lista dei templates, il layout che vogliamo associare, il display e il tipo di prenotazione al quale il messaggio è relativo (“Invia” per salvare le impostazioni)

Cliccando poi sul tab “Testo” potremo procedere all’impostazione del messaggio allo stesso modo visto per la creazione/modifica dei template e-mail

Una volta completate queste operazioni (“Invia” per salvare le impostazioni), le e-mail automatiche sono pronte e sarà possibile vederne l’anteprima nella sezione booking, dove vengono gestite le prenotazioni

Esempio: seguiamo il percorso “Booking” > “Prenotazioni Strutture” > “Richieste”

Qui troviamo le pratiche in richiesta (ovvero che non sono ancora state confermate dal cliente).
Cliccando su “Apri Messaggi” situato sotto il nome dell’operatore, si apre la lista dei messaggi e-mail:

Il primo box arancione, “Invia Rich.”, si riferisce alla e-mail inviata al fornitore, gli altri box si riferiscono, invece, alle e-mail che inviamo al cliente.
Se ne apriamo una, possiamo verificare il “Label / Textual ID” che identifica il template e-mail in maniera univoca (qui sotto in verde)

Data un’e-mail, quindi, si può facilmente capire quale “Template E-mail” si sta utilizzando e, all’occorrenza, intervenire con le dovute modifiche.